Leitende Verwaltungsassistenz für Verfassungs- und Verwaltungsrecht
Unterstützen Sie die Abteilung für Verfassungs- und Verwaltungsrecht der Generalstaatsanwaltschaft von Massachusetts bei Verwaltung und Fallkoordination. Koordinieren Sie die Arbeit der Paralegals, die Fallaufnahme, Aktenführung und Büroabläufe.
Beschreibung
- Koordinieren Sie den täglichen Betrieb der Abteilung für Verfassungs- und Verwaltungsrecht.
- Leisten Sie der Abteilungsleitung und den Mitarbeitenden administrative, verwaltungstechnische und allgemeine Bürohilfe.
- Prüfen Sie eingehende Fälle, erfassen Sie sie in OnBase, erstellen Sie Deckblätter für die Zuweisung und leiten Sie die Fälle an die Abteilungsleitung weiter.
- Beaufsichtigen Sie die Paralegals der Abteilung und koordinieren Sie die Posteingangspläne und Arbeitsabläufe.
- Unterstützen Sie die Einstellung, Einarbeitung und Schulung der Verwaltungsmitarbeitenden der Abteilung.
- Kommunizieren Sie mit Mandanten, Anwälten, Gerichtsbediensteten und der Öffentlichkeit zur Fallaufnahme und Fallverwaltung.
- Entwickeln Sie gemeinsam mit der Abteilungsleitung Verfahren zur Fallaufnahme, Aktenaufbewahrung und zu den Aufgaben der Paralegals.
- Pflegen Sie die Kalender und Erinnerungen der Abteilung.
- Verwalten Sie die Aufbewahrung und Archivierung der Abteilungsakten.
- Öffnen, prüfen und scannen Sie die für die Abteilung eingehende Post.
- Erstellen Sie wöchentliche Berichte mit Fallaktualisierungen und anstehenden Anhörungen.
- Stimmen Sie sich mit Mandanten zu anstehenden Fällen ab und weisen Sie Angelegenheiten stellvertretenden Generalstaatsanwälten zu.
- Halten Sie die Fallakten in OnBase aktuell, indem Sie Fristen aktualisieren, Schriftsätze hochladen, Vorgänge übertragen und Fälle abschließen.
- Überwachen Sie Bürobedarf und Ausstattung und veranlassen Sie Reparaturen.
- Weisen Sie neue Anwälte in das Online-Aktenablagesystem und die Verwaltungsverfahren ein.
- Übernehmen Sie bei Bedarf weitere Aufgaben.
Anforderungen
- Erfahrung in der Verwaltungs- und Rechtsassistenz ist von Vorteil.
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und mehrere Fristen zu verwalten.
- Klare und wirkungsvolle schriftliche und mündliche Kommunikation.
- Ausgeprägtes analytisches Denkvermögen, Sorgfalt und gutes Urteilsvermögen.
- Praktische, lösungsorientierte Arbeitsweise und Fähigkeit zur Zusammenarbeit.
- Auch in einem schnelllebigen Umfeld Ruhe bewahren, sich anpassen und fundierte Entscheidungen treffen können.
- Fähigkeit, professionell und wirkungsvoll mit anderen zu kommunizieren und umzugehen.
- Kenntnisse in Microsoft Office, einschließlich Word, Excel und Outlook; Erfahrung mit Fallverwaltungssystemen wie OnBase ist von Vorteil.
- Vorherige Führungserfahrung ist hilfreich.
- Verbundenheit mit den Menschen und Gemeinschaften, für die die Arbeit geleistet wird, sowie Interesse an einem respektvollen und inklusiven Arbeitsumfeld.
Zusatzleistungen
- Hybrides Arbeitsmodell mit einigen Tagen im Homeoffice.
- Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind willkommen; Unterstützung bei angemessenen Vorkehrungen ist verfügbar.
- Arbeitgeber mit Chancengleichheit.
- Respektvolles und inklusives Arbeitsumfeld.