Asisten Administrasi Senior, Hukum Tata Negara dan Administrasi
Memberikan dukungan administrasi dan koordinasi perkara untuk Divisi Hukum Tata Negara dan Administrasi pada Kejaksaan Agung Massachusetts. Mengawasi alur kerja paralegal, penerimaan perkara, dokumen, dan operasional kantor.
Deskripsi
- Mengoordinasikan operasional harian Divisi Hukum Tata Negara dan Administrasi.
- Memberikan dukungan administrasi, kesekretariatan, dan perkantoran umum kepada manajer serta staf divisi.
- Meninjau perkara yang masuk, mencatatnya di OnBase, menyiapkan lembar pengantar penugasan, dan meneruskan perkara kepada manajer divisi.
- Mengawasi paralegal divisi serta mengoordinasikan jadwal surat masuk dan alur kerja divisi.
- Membantu merekrut, menyambut, dan melatih staf pendukung divisi.
- Berkomunikasi dengan klien, pengacara, panitera pengadilan, dan masyarakat mengenai penerimaan serta pengelolaan perkara.
- Bekerja sama dengan manajer divisi untuk menyusun prosedur penerimaan perkara, penyimpanan berkas, dan tugas paralegal.
- Mengelola kalender dan pengingat divisi.
- Mengelola masa retensi dan pengarsipan berkas divisi.
- Membuka, meninjau, dan memindai surat masuk untuk divisi.
- Menyiapkan laporan mingguan berisi perkembangan perkara dan jadwal sidang mendatang.
- Berkoordinasi dengan klien mengenai perkara mendatang dan menugaskan urusan kepada asisten jaksa agung.
- Memastikan catatan perkara di OnBase tetap mutakhir dengan memperbarui tenggat, mengunggah dokumen pengadilan, memindahkan perkara, dan menutup perkara.
- Memantau perlengkapan serta peralatan kantor dan mengatur perbaikannya.
- Mengenalkan sistem penyimpanan berkas daring dan prosedur administrasi kepada pengacara baru.
- Melaksanakan tugas lain sesuai kebutuhan.
Persyaratan
- Pengalaman dalam dukungan administrasi dan hukum diutamakan.
- Keterampilan organisasi yang kuat serta kemampuan menentukan prioritas dan menangani beberapa tenggat sekaligus.
- Komunikasi tertulis dan lisan yang jelas dan efektif.
- Kemampuan analitis yang kuat, perhatian terhadap detail, dan pertimbangan yang baik.
- Pendekatan praktis yang berorientasi pada solusi serta kemampuan bekerja sama.
- Mampu tetap tenang, beradaptasi, dan mengambil keputusan yang baik dalam lingkungan kerja yang serba cepat.
- Mampu berkomunikasi dan berinteraksi secara profesional dan efektif dengan orang lain.
- Menguasai Microsoft Office, termasuk Word, Excel, dan Outlook; pengalaman menggunakan sistem manajemen perkara seperti OnBase diutamakan.
- Pengalaman mengawasi staf menjadi nilai tambah.
- Memiliki keterhubungan dengan masyarakat yang dilayani serta minat untuk mendukung lingkungan kerja yang saling menghormati dan inklusif.
Tunjangan
- Pengaturan kerja hibrida yang mencakup beberapa hari kerja jarak jauh.
- Penyandang disabilitas didorong untuk melamar, dan bantuan akomodasi yang wajar tersedia.
- Pemberi kerja yang memberikan kesempatan kerja yang setara.
- Lingkungan kerja yang saling menghormati dan inklusif.