Руководитель административной поддержки, конституционное и административное право
Оказывайте административную поддержку и помогайте координировать дела в отделе конституционного и административного права Генеральной прокуратуры штата Массачусетс. Координируйте работу помощников юристов, прием дел, ведение записей и повседневную работу офиса.
Описание
- Координируйте повседневную работу отдела конституционного и административного права.
- Оказывайте руководителям и сотрудникам отдела административную, канцелярскую и общую офисную поддержку.
- Рассматривайте поступающие дела, вносите их в OnBase, готовьте титульные листы для распределения и направляйте дела руководителям отдела.
- Руководите помощниками юристов отдела и координируйте графики обработки входящей почты и рабочие процессы отдела.
- Помогайте нанимать, вводить в должность и обучать сотрудников поддержки отдела.
- Общайтесь с клиентами, адвокатами, секретарями судов и общественностью по вопросам приема и ведения дел.
- Совместно с руководителями отдела разрабатывайте процедуры приема дел, хранения документов и выполнения обязанностей помощниками юристов.
- Ведите календарь отдела и систему напоминаний.
- Организуйте хранение и архивирование документов отдела.
- Вскрывайте, проверяйте и сканируйте входящую корреспонденцию отдела.
- Готовьте еженедельные отчеты об обновлениях по делам и предстоящих слушаниях.
- Координируйте с клиентами предстоящие дела и распределяйте материалы между помощниками генерального прокурора.
- Поддерживайте записи о делах в OnBase в актуальном состоянии: обновляйте сроки, загружайте документы, передавайте дела и закрывайте их.
- Учитывайте офисные принадлежности и оборудование, организуйте ремонт.
- Знакомьте новых адвокатов с онлайн-системой хранения файлов и административными процедурами.
- Выполняйте другие обязанности по мере необходимости.
Требования
- Опыт административной и юридической поддержки будет преимуществом.
- Отличные организаторские навыки, умение расставлять приоритеты и работать с несколькими сроками одновременно.
- Грамотная и эффективная устная и письменная коммуникация.
- Развитые аналитические способности, внимательность к деталям и взвешенность суждений.
- Практичный подход, ориентация на решение задач и умение работать сообща.
- Способность сохранять спокойствие, адаптироваться и принимать взвешенные решения в динамичной обстановке.
- Умение профессионально и эффективно общаться и взаимодействовать с другими людьми.
- Навыки работы с Microsoft Office, включая Word, Excel и Outlook; опыт работы с системами управления делами, например OnBase, будет преимуществом.
- Опыт руководства будет полезен.
- Связь с людьми и сообществами, которым оказывается помощь, и заинтересованность в поддержании уважительной и инклюзивной рабочей среды.
Преимущества
- Гибридный формат работы, предусматривающий некоторые рабочие дни удаленно.
- Кандидатам с инвалидностью предлагается подавать заявки; доступна помощь в предоставлении разумных приспособлений.
- Работодатель, предоставляющий равные возможности.
- Уважительная и инклюзивная рабочая среда.