Adjoint administratif principal, droit constitutionnel et administratif
Assurer le soutien administratif et la coordination des dossiers pour la division du droit constitutionnel et administratif du bureau du procureur général du Massachusetts. Superviser les flux de travail des assistants juridiques, la réception des dossiers, les archives et les activités du bureau.
Description
- Coordonner les activités quotidiennes de la division du droit constitutionnel et administratif.
- Fournir un soutien administratif, de secrétariat et de bureau général aux responsables et au personnel de la division.
- Examiner les dossiers reçus, les enregistrer dans OnBase, préparer les fiches d’attribution et les transmettre aux responsables de la division.
- Superviser les assistants juridiques de la division et coordonner les horaires de réception du courrier ainsi que les flux de travail de la division.
- Participer au recrutement, à l’intégration et à la formation du personnel de soutien de la division.
- Communiquer avec les clients, les avocats, les greffiers et le public au sujet de la réception et de la gestion des dossiers.
- Collaborer avec les responsables de la division à l’élaboration de procédures pour la réception des dossiers, la conservation des fichiers et les fonctions des assistants juridiques.
- Tenir à jour les calendriers et les rappels de la division.
- Gérer la conservation et l’archivage des dossiers de la division.
- Ouvrir, examiner et numériser le courrier reçu par la division.
- Préparer des rapports hebdomadaires sur l’état des dossiers et les prochaines audiences.
- Coordonner avec les clients les dossiers à venir et attribuer les affaires aux procureurs généraux adjoints.
- Tenir à jour les dossiers dans OnBase en actualisant les échéances, en téléversant les actes de procédure, en transférant les affaires et en clôturant les dossiers.
- Suivre les fournitures et le matériel de bureau et organiser les réparations.
- Présenter aux nouveaux avocats le système de stockage électronique des dossiers et les procédures administratives.
- Effectuer d’autres tâches selon les besoins.
Exigences
- Une expérience du soutien administratif et juridique est souhaitée.
- Excellente organisation et capacité à hiérarchiser le travail et à gérer plusieurs échéances.
- Communication écrite et orale claire et efficace.
- Solides capacités d’analyse, souci du détail et bon jugement.
- Approche pragmatique axée sur la recherche de solutions et aptitude au travail en équipe.
- Capacité à garder son calme, à s’adapter et à faire preuve de discernement dans un environnement dynamique.
- Capacité à communiquer et à interagir avec les autres de manière professionnelle et efficace.
- Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook ; une expérience des systèmes de gestion des dossiers tels qu’OnBase est souhaitée.
- Une expérience préalable de supervision est un atout.
- Lien avec les personnes et les communautés accompagnées et intérêt pour un environnement de travail respectueux et inclusif.
Avantages
- Organisation du travail hybride comprenant certains jours de télétravail.
- Les candidatures des personnes en situation de handicap sont encouragées et une aide pour des aménagements raisonnables est disponible.
- Employeur garantissant l’égalité des chances.
- Environnement de travail respectueux et inclusif.