Trợ lý hành chính trưởng, Luật Hiến pháp và Luật Hành chính
Hỗ trợ hành chính và điều phối vụ việc cho Ban Luật Hiến pháp và Luật Hành chính thuộc Văn phòng Tổng chưởng lý Massachusetts. Giám sát quy trình làm việc của trợ lý pháp lý, tiếp nhận vụ việc, hồ sơ và hoạt động văn phòng.
Mô tả
- Điều phối hoạt động hằng ngày của Ban Luật Hiến pháp và Luật Hành chính.
- Cung cấp hỗ trợ hành chính, thư ký và văn phòng tổng hợp cho quản lý và nhân viên của ban.
- Rà soát các vụ việc mới tiếp nhận, nhập vào OnBase, chuẩn bị phiếu phân công và chuyển vụ việc cho quản lý ban.
- Giám sát các trợ lý pháp lý của ban, đồng thời điều phối lịch nhận thư và quy trình làm việc của ban.
- Hỗ trợ tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên mới và đào tạo nhân viên hỗ trợ của ban.
- Trao đổi với khách hàng, luật sư, thư ký tòa án và công chúng về việc tiếp nhận và quản lý vụ việc.
- Phối hợp với quản lý ban để xây dựng quy trình tiếp nhận vụ việc, lưu giữ hồ sơ và nhiệm vụ của trợ lý pháp lý.
- Quản lý lịch và nhắc việc của ban.
- Quản lý việc lưu giữ và lưu trữ hồ sơ của ban.
- Mở, rà soát và quét thư đến gửi cho ban.
- Chuẩn bị báo cáo hằng tuần về tình hình vụ việc và các phiên điều trần sắp tới.
- Phối hợp với khách hàng về các vụ việc sắp tới và phân công vụ việc cho các trợ lý tổng chưởng lý.
- Cập nhật hồ sơ vụ việc trên OnBase bằng cách cập nhật thời hạn, tải hồ sơ nộp lên, chuyển giao vụ việc và đóng hồ sơ.
- Theo dõi vật tư và thiết bị văn phòng, đồng thời sắp xếp việc sửa chữa.
- Hướng dẫn luật sư mới về hệ thống lưu trữ hồ sơ trực tuyến và các quy trình hành chính.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi cần.
Yêu cầu
- Ưu tiên có kinh nghiệm hỗ trợ hành chính và pháp lý.
- Có năng lực tổ chức tốt, biết ưu tiên công việc và quản lý nhiều thời hạn.
- Giao tiếp bằng văn bản và lời nói rõ ràng, hiệu quả.
- Có năng lực phân tích tốt, chú ý đến chi tiết và phán đoán đúng đắn.
- Có cách tiếp cận thực tế, tập trung tìm giải pháp và khả năng hợp tác.
- Có khả năng giữ bình tĩnh, thích ứng và phán đoán tốt trong môi trường làm việc năng động.
- Có khả năng giao tiếp và tương tác chuyên nghiệp, hiệu quả với người khác.
- Thành thạo Microsoft Office, gồm Word, Excel và Outlook; ưu tiên có kinh nghiệm với hệ thống quản lý vụ việc như OnBase.
- Có kinh nghiệm giám sát trước đây là một lợi thế.
- Có sự gắn kết với người dân và cộng đồng được phục vụ, cùng mong muốn hỗ trợ môi trường làm việc tôn trọng và hòa nhập.
Phúc lợi
- Hình thức làm việc kết hợp, bao gồm một số ngày làm việc từ xa.
- Khuyến khích người khuyết tật ứng tuyển; có hỗ trợ điều chỉnh hợp lý.
- Nhà tuyển dụng tạo cơ hội bình đẳng.
- Môi trường làm việc tôn trọng và hòa nhập.