Vedoucí administrativní asistent, ústavní a správní právo
Zajišťujte administrativní podporu a koordinaci případů pro oddělení ústavního a správního práva generálního prokurátora státu Massachusetts. Dohlížejte na práci právních asistentů, příjem případů, evidenci a provoz kanceláře.
Popis
- Koordinujte každodenní provoz oddělení ústavního a správního práva.
- Poskytujte vedoucím a zaměstnancům oddělení administrativní, kancelářskou a obecnou kancelářskou podporu.
- Prověřujte nově příchozí případy, zadávejte je do OnBase, připravujte krycí listy k přidělení a předávejte případy vedoucím oddělení.
- Dohlížejte na právní asistenty oddělení a koordinujte rozvrhy zpracování příchozí pošty a pracovní postupy oddělení.
- Pomáhejte s náborem, zaškolováním a školením podpůrných pracovníků oddělení.
- Komunikujte s klienty, advokáty, soudními úředníky a veřejností o příjmu a správě případů.
- Spolupracujte s vedoucími oddělení na tvorbě postupů pro příjem případů, uchovávání spisů a činnosti právních asistentů.
- Spravujte kalendář oddělení a připomínky.
- Zajišťujte uchovávání a archivaci spisů oddělení.
- Otevírejte, kontrolujte a skenujte příchozí poštu oddělení.
- Připravujte týdenní zprávy o vývoji případů a nadcházejících jednáních.
- Koordinujte s klienty nadcházející případy a přidělujte věci náměstkům generálního prokurátora.
- Udržujte záznamy případů v OnBase aktuální: aktualizujte termíny, nahrávejte podání, převádějte případy a uzavírejte je.
- Evidujte kancelářské potřeby a vybavení a zajišťujte opravy.
- Seznamujte nové advokáty s online systémem ukládání spisů a administrativními postupy.
- Podle potřeby plňte další úkoly.
Požadavky
- Zkušenosti s administrativní a právní podporou jsou výhodou.
- Výborné organizační schopnosti, schopnost určovat priority a zvládat více termínů současně.
- Jasná a účinná ústní i písemná komunikace.
- Výrazné analytické schopnosti, smysl pro detail a dobrý úsudek.
- Praktický přístup, zaměření na řešení a schopnost spolupracovat.
- Schopnost zachovat klid, přizpůsobit se a dobře se rozhodovat v rychlém pracovním prostředí.
- Schopnost profesionálně a účinně komunikovat a jednat s ostatními.
- Znalost Microsoft Office včetně Wordu, Excelu a Outlooku; zkušenost se systémy pro správu případů, jako je OnBase, je výhodou.
- Předchozí zkušenosti s vedením lidí jsou užitečné.
- Propojení s lidmi a komunitami, kterým úřad slouží, a zájem o podporu respektujícího a inkluzivního pracovního prostředí.
Benefity
- Hybridní pracovní režim, který zahrnuje některé dny práce na dálku.
- Uchazeči se zdravotním postižením se mohou hlásit; k dispozici je pomoc při zajištění přiměřených úprav.
- Zaměstnavatel poskytující rovné příležitosti.
- Respektující a inkluzivní pracovní prostředí.