憲法・行政法部門 管理担当アシスタント
マサチューセッツ州司法長官事務所の憲法・行政法部門で、事務および案件調整を支援します。パラリーガルの業務フロー、案件受付、記録管理、部門運営を統括します。
仕事内容
- 憲法・行政法部門の日常業務を調整する。
- 部門の管理職および職員に、事務、書類作成、一般的なオフィス業務の支援を提供する。
- 新規案件を確認して OnBase に登録し、担当割り当て用の表紙を作成したうえで、部門管理職に回付する。
- 部門のパラリーガルを監督し、郵便物の受領スケジュールと部門の業務フローを調整する。
- 部門のサポート職員の採用、受け入れ、研修を支援する。
- 案件の受付や管理について、依頼者、弁護士、裁判所書記官、一般の人々と連絡を取る。
- 部門管理職と協力し、案件受付、ファイルの保存、パラリーガルの業務に関する手順を策定する。
- 部門の予定表とリマインダーを管理する。
- 部門ファイルの保存とアーカイブを管理する。
- 部門宛ての郵便物を開封、確認し、スキャンする。
- 案件の進捗と今後の審理予定をまとめた週次報告書を作成する。
- 今後の案件について依頼者と調整し、案件を司法長官補佐に割り当てる。
- 期限の更新、提出書類のアップロード、案件の移管、終結処理を行い、OnBase の案件記録を最新の状態に保つ。
- 事務用品と設備を管理し、修理を手配する。
- 新任弁護士にオンラインファイル保管システムと事務手順を案内する。
- 必要に応じてその他の業務を担当する。
応募要件
- 事務および法律関連のサポート経験があれば望ましい。
- 優先順位を付け、複数の期限を管理できる高い整理能力。
- 明確で効果的な文章および口頭でのコミュニケーション能力。
- 高い分析力、細部への注意力、適切な判断力。
- 実践的で解決志向の姿勢を持ち、協力して業務に取り組めること。
- 業務の速い環境でも落ち着きを保ち、状況に応じて対応し、適切に判断できること。
- 他者と専門的かつ効果的にコミュニケーションを取り、接する能力。
- Word、Excel、Outlook などの Microsoft Office スキル。OnBase などの案件管理システムの使用経験があれば望ましい。
- 監督業務の経験があれば尚可。
- 支援対象となる人々や地域社会とのつながりを持ち、敬意と包摂を大切にする職場づくりに関心があること。
福利厚生
- 一部の勤務日を在宅勤務とするハイブリッド勤務形態。
- 障害のある方の応募を歓迎し、合理的配慮の支援を利用できる。
- 機会均等雇用主。
- 敬意と包摂を大切にする職場環境。