עוזר/ת מנהלי/ת בכיר/ה, משפט חוקתי ומנהלי
מתן תמיכה מנהלית ותיאום תיקים עבור מחלקת המשפט החוקתי והמנהלי במשרד התובע הכללי של מסצ׳וסטס. פיקוח על עבודת העוזרים המשפטיים, קליטת תיקים, רשומות ותפעול המשרד.
תיאור
- תיאום הפעילות היומיומית של מחלקת המשפט החוקתי והמנהלי.
- מתן תמיכה מנהלית, פקידותית וכללית למנהלי המחלקה ולעובדיה.
- בדיקת תיקים נכנסים, הזנתם ב-OnBase, הכנת דפי שער לשיוך והעברתם למנהלי המחלקה.
- פיקוח על העוזרים המשפטיים במחלקה ותיאום לוחות הזמנים של הדואר הנכנס ותהליכי העבודה במחלקה.
- סיוע בגיוס, בקליטה ובהכשרה של עובדי התמיכה במחלקה.
- תקשורת עם לקוחות, עורכי דין, פקידי בתי משפט והציבור בנוגע לקליטת תיקים ולניהולם.
- עבודה עם מנהלי המחלקה לגיבוש נהלים לקליטת תיקים, לשמירת תיקים ולתפקידי העוזרים המשפטיים.
- ניהול לוחות השנה והתזכורות של המחלקה.
- ניהול שמירת תיקי המחלקה וארכובם.
- פתיחה, בדיקה וסריקה של הדואר הנכנס למחלקה.
- הכנת דוחות שבועיים הכוללים עדכונים על תיקים ודיונים קרובים.
- תיאום עם לקוחות בנוגע לתיקים עתידיים והקצאת עניינים לעוזרי התובע הכללי.
- עדכון רשומות התיקים ב-OnBase, לרבות עדכון מועדים, העלאת כתבי בי-דין, העברת עניינים וסגירת תיקים.
- מעקב אחר ציוד משרדי וציוד אחר ותיאום תיקונים.
- הדרכת עורכי דין חדשים במערכת המקוונת לאחסון תיקים ובנהלים המנהליים.
- ביצוע משימות נוספות לפי הצורך.
דרישות
- ניסיון בתמיכה מנהלית ומשפטית הוא יתרון.
- כישורי ארגון טובים ויכולת לתעדף עבודה ולנהל מועדים רבים.
- תקשורת כתובה ומילולית ברורה ויעילה.
- יכולת אנליטית חזקה, תשומת לב לפרטים ושיקול דעת נכון.
- גישה מעשית וממוקדת פתרונות ויכולת לעבוד בשיתוף פעולה.
- יכולת לשמור על קור רוח, להסתגל ולהפעיל שיקול דעת בסביבה מהירה.
- יכולת לתקשר ולפעול עם אחרים באופן מקצועי ויעיל.
- שליטה ב-Microsoft Office, כולל Word, Excel ו-Outlook; ניסיון במערכות לניהול תיקים כגון OnBase הוא יתרון.
- ניסיון קודם בפיקוח הוא יתרון.
- קשר לאנשים ולקהילות המקבלים שירות, ועניין בתמיכה בסביבת עבודה מכבדת ומכילה.
הטבות
- מתכונת עבודה היברידית הכוללת מספר ימי עבודה מרחוק.
- אנשים עם מוגבלות מוזמנים להגיש מועמדות, וסיוע בהתאמות סבירות זמין.
- מעסיק המעניק שוויון הזדמנויות.
- סביבת עבודה מכבדת ומכילה.