ผู้ช่วยฝ่ายธุรการอาวุโส ฝ่ายกฎหมายรัฐธรรมนูญและกฎหมายปกครอง
สนับสนุนงานธุรการและประสานงานคดีให้แก่ฝ่ายกฎหมายรัฐธรรมนูญและกฎหมายปกครอง สำนักงานอัยการสูงสุดรัฐแมสซาชูเซตส์ กำกับขั้นตอนการทำงานของผู้ช่วยทนาย การรับคดี บันทึกข้อมูล และการดำเนินงานสำนักงาน
รายละเอียด
- ประสานงานการดำเนินงานประจำวันของฝ่ายกฎหมายรัฐธรรมนูญและกฎหมายปกครอง
- ให้การสนับสนุนด้านธุรการ งานเลขานุการ และงานสำนักงานทั่วไปแก่ผู้จัดการและบุคลากรของฝ่าย
- ตรวจสอบคดีที่รับเข้ามา บันทึกใน OnBase จัดทำใบปะหน้าการมอบหมายงาน และส่งคดีให้ผู้จัดการฝ่าย
- กำกับดูแลผู้ช่วยทนายของฝ่าย และประสานตารางรับจดหมายกับขั้นตอนการทำงานของฝ่าย
- ช่วยสรรหา รับเข้าทำงาน และฝึกอบรมบุคลากรสนับสนุนของฝ่าย
- สื่อสารกับลูกความ ทนายความ เจ้าหน้าที่ศาล และประชาชนเกี่ยวกับการรับและการจัดการคดี
- ทำงานร่วมกับผู้จัดการฝ่ายเพื่อพัฒนาขั้นตอนการรับคดี การเก็บรักษาแฟ้ม และหน้าที่ของผู้ช่วยทนาย
- ดูแลปฏิทินและการแจ้งเตือนของฝ่าย
- จัดการการเก็บรักษาและการจัดเก็บถาวรของแฟ้มฝ่าย
- เปิด ตรวจสอบ และสแกนจดหมายที่ส่งถึงฝ่าย
- จัดทำรายงานรายสัปดาห์เกี่ยวกับความคืบหน้าคดีและการไต่สวนที่กำลังจะมาถึง
- ประสานงานกับลูกความเกี่ยวกับคดีที่กำลังจะมาถึง และมอบหมายเรื่องให้ผู้ช่วยอัยการสูงสุด
- ปรับปรุงบันทึกคดีใน OnBase ให้เป็นปัจจุบัน โดยอัปเดตกำหนดเวลา อัปโหลดเอกสารที่ยื่นต่อศาล โอนเรื่อง และปิดคดี
- ติดตามวัสดุสำนักงานและอุปกรณ์ พร้อมจัดการซ่อมแซม
- แนะนำทนายความใหม่ให้รู้จักระบบจัดเก็บแฟ้มออนไลน์และขั้นตอนงานธุรการ
- ปฏิบัติหน้าที่อื่นตามที่จำเป็น
คุณสมบัติ
- พิจารณาเป็นพิเศษหากมีประสบการณ์สนับสนุนงานธุรการและกฎหมาย
- มีทักษะการจัดระเบียบที่ดี สามารถจัดลำดับความสำคัญและบริหารกำหนดเวลาหลายรายการได้
- สื่อสารทั้งการเขียนและการพูดได้ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ
- มีทักษะการวิเคราะห์ที่ดี ใส่ใจรายละเอียด และใช้วิจารณญาณได้เหมาะสม
- ทำงานอย่างเป็นรูปธรรม มุ่งเน้นการแก้ปัญหา และทำงานร่วมกับผู้อื่นได้
- สามารถรักษาความสงบ ปรับตัว และใช้วิจารณญาณได้ดีในสภาพแวดล้อมการทำงานที่รวดเร็ว
- สามารถสื่อสารและมีปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่นอย่างมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ
- ใช้ Microsoft Office ได้แก่ Word, Excel และ Outlook ได้; หากมีประสบการณ์ใช้ระบบจัดการคดี เช่น OnBase จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
- หากมีประสบการณ์กำกับดูแลมาก่อนจะเป็นประโยชน์
- มีความผูกพันกับประชาชนและชุมชนที่ให้บริการ และสนใจสนับสนุนสถานที่ทำงานที่ให้เกียรติและเปิดกว้างสำหรับทุกคน
สวัสดิการ
- รูปแบบการทำงานแบบผสมผสาน โดยมีวันทำงานจากระยะไกลบางวัน
- สนับสนุนให้ผู้สมัครที่มีความพิการสมัครงาน และมีความช่วยเหลือด้านการปรับสภาพการทำงานอย่างเหมาะสม
- นายจ้างที่ให้โอกาสอย่างเท่าเทียม
- สภาพแวดล้อมการทำงานที่ให้เกียรติและเปิดกว้างสำหรับทุกคน