Jazz Pharmaceuticals — біофармацевтична компанія, що розробляє лікарські засоби для лікування серйозних захворювань, у разі яких залишається значна незадоволена медична потреба. Компанія поєднує наукові дослідження та розробку лікарських засобів, зосереджуючись на терапіях, здатних суттєво змінити життя пацієнтів. Її підхід ґрунтується на міжфункціональній співпраці, врахуванні різноманітних поглядів і залученості працівників, створюючи професійне середовище для людей, які цікавляться фармацевтичними дослідженнями, інноваціями у сфері охорони здоров’я та розробкою методів лікування, що змінюють життя.
Старший менеджер, офіс генерального директора — Jazz Pharmaceuticals (гібридний формат, Філадельфія)
Старший менеджер забезпечує адміністративну й операційну підтримку генеральному директору та керівнику апарату в Jazz Pharmaceuticals. Відповідає за календарі, роботу з радою директорів, поїздки, комунікації, витрати та пріоритети офісу генерального директора.
Опис
- Бути головним партнером генерального директора з адміністративної підтримки, оптимізуючи його час, підготовку, оперативність і ефективність
- Надавати адміністративну та операційну підтримку керівнику апарату
- Координувати календар генерального директора, засідання виконавчого комітету, засідання ради директорів і комітетів ради директорів
- Координувати цілі зустрічей, підготовку, логістику, попередні матеріали та інформаційні довідки
- Опрацьовувати запити й кореспонденцію генерального директора, відстежуючи зобов’язання та подальші дії в Microsoft To Do
- Координувати ділові поїздки та зобов’язання в календарях генерального директора
- Складати внутрішні та міжнародні маршрути, що охоплюють авіарейси, готелі, автомобільні послуги та офісне приміщення або робоче місце
- Організовувати особисте спілкування генерального директора з працівниками під час поїздок
- Координувати поїздки директорів ради, проживання, бронювання вечерь, відшкодування витрат, доступність і комунікації
- Завантажувати та впорядковувати матеріали засідань ради директорів і адмініструвати дозволи на доступ до документів
- Готувати та подавати звіти про витрати генерального директора й керівника апарату протягом установленого 30-денного строку
- Адмініструвати заявки на закупівлю, замовлення на закупівлю, технічні завдання, запити на оплату, а також подання й затвердження рахунків
- Підтримувати в актуальному стані організаційні схеми, списки розсилки та ресурси команди
- Співпрацювати з керівником апарату, директором з операційної діяльності, адміністративними командами та командами Global Workplace у різних підрозділах і часових поясах
- Підтримувати системи організації команди та робочих процесів, зокрема OneNote і Microsoft To Do
- Щороку відвідувати до шести зустрічей, які можуть передбачати міжнародні поїздки
- Заміняти інших працівників офісу генерального директора
Вимоги
- Щонайменше 10 років професійного досвіду роботи в апараті керівника або на посаді адміністративної підтримки одного чи кількох керівників вищої ланки
- Досвід роботи в біотехнологічній або фармацевтичній галузі буде перевагою
- Досвід роботи в міжнародній організації
- Уміння визначати пріоритети за наявності конкуруючих завдань, працювати самостійно та будувати партнерські взаємини
- Уміння ефективно працювати й спілкуватися у віддаленому та гібридному форматах
- Готовність підтримувати роботу в глобальних часових поясах і працювати поза стандартним робочим часом, коли цього потребують бізнес-потреби
- Відмінні навички письмової та усної комунікації
- Сильні навички міжособистісного спілкування та фасилітації під час роботи з членами ради директорів і керівниками
- Володіння Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel, OneNote, PowerPoint і Zoom
- Вища освіта буде вагомою перевагою
- Досвід або сертифікація з управління проєктами будуть перевагою
- Потрібно проживати на відстані, з якої можна регулярно добиратися до офісу Jazz у США у Філадельфії, штат Пенсильванія; Карлсбаді, штат Каліфорнія; або Пало-Альто, штат Каліфорнія
- Готовність працювати в офісі, коли цього потребують бізнес-потреби
Переваги
- Дискреційний щорічний грошовий бонус або стимулювальна компенсація залежно від посади
- Дискреційні виплати у формі акцій
- Медичне страхування
- Стоматологічне страхування
- Страхування зору
- Пенсійний накопичувальний план 401(k)
- Гнучка оплачувана відпустка