高級經理,CEO 辦公室——Jazz Pharmaceuticals(費城混合辦公)
在 Jazz Pharmaceuticals 為執行長和幕僚長提供高階主管及營運支援的高級經理。 負責管理行事曆、董事會事務、差旅、溝通、費用以及 CEO 辦公室的優先事項。
說明
- 擔任 CEO 的高階主管支援夥伴,最佳化 CEO 的時間、準備工作、回應速度和工作成效
- 為幕僚長提供行政及營運支援
- 管理 CEO 行事曆、執行委員會會議、董事會會議及董事會委員會會議
- 協調會議目標、準備工作、後勤安排、會前閱讀資料及簡報資料
- 篩選 CEO 的請求和往來信件,並在 Microsoft To Do 中追蹤承諾事項及後續行動
- 協調商務差旅以及 CEO 各行事曆中的相關安排
- 規劃國內及國際行程,涵蓋航班、飯店、汽車服務以及辦公室或辦公桌空間
- 在差旅期間促成 CEO 與員工的面對面交流
- 協調董事會成員的差旅、住宿、晚餐預訂、費用報銷、可用時間及溝通事宜
- 上傳並整理董事會會議資料,管理文件權限
- 在規定的 30 天期限內準備並提交 CEO 和幕僚長的費用報告
- 管理採購申請、採購訂單、工作說明書、付款申請以及發票提交和核准
- 維持組織架構圖、電子郵件分發清單及團隊資源的最新狀態
- 與幕僚長、營運總監以及各地點和時區的行政團隊與 Global Workplace 團隊合作
- 維護團隊組織和工作流程系統,包括 OneNote 和 Microsoft To Do
- 每年出席最多六次會議,其中可能包括國際差旅
- 為 CEO 辦公室的其他成員提供工作支援
職位要求
- 至少 10 年在 C-suite 或高階行政職位中支援一名或多名高階主管的專業經驗
- 具備生物技術或製藥產業經驗者優先
- 具備國際組織工作經驗
- 能夠安排任務優先順序、獨立工作並建立協作關係
- 能夠在遠端及混合辦公環境中有效工作和溝通
- 願意支援全球時區,並在業務需要時於標準工作時間之外工作
- 具備出色的書面和口頭溝通能力
- 與董事會成員和高階主管合作時具備出色的人際互動及協調能力
- 熟悉 Microsoft Outlook、Teams、Word、Excel、OneNote、PowerPoint 和 Zoom
- 強烈優先考慮具備大學學歷者
- 具備專案管理經驗或相關認證者優先
- 必須居住在距離 Jazz 美國辦公室通勤範圍內,辦公室位於賓夕法尼亞州費城、加州卡爾斯巴德或加州帕羅奧圖
- 能夠依業務需要到辦公室現場工作
福利待遇
- 視職務而定的酌情年度現金獎金或激勵性薪酬
- 酌情授予的股權獎勵
- 醫療保險
- 牙科保險
- 視力保險
- 401(k) 退休儲蓄計畫
- 彈性帶薪休假
