Jazz Pharmaceuticals
Jazz Pharmaceuticals
Jazz Pharmaceuticals ist ein biopharmazeutisches Unternehmen, das Arzneimittel für schwerwiegende Erkrankungen mit hohem medizinischem Bedarf entwickelt. Die Arbeit verbindet Forschung und Entwicklung mit einem Fokus auf Therapien, die das Leben von Patientinnen und Patienten spürbar verbessern sollen. Der Ansatz des Unternehmens setzt auf funktionsübergreifende Zusammenarbeit, vielfältige Perspektiven und die aktive Einbindung der Mitarbeitenden und bietet ein professionelles Umfeld für Menschen, die sich für pharmazeutische Forschung, Innovationen im Gesundheitswesen und die Entwicklung lebensverändernder Behandlungen interessieren.

Senior Manager, Büro des CEO – Jazz Pharmaceuticals (Philadelphia, Hybrid)

Senior Manager für die strategische und operative Unterstützung des CEO und des Chief of Staff bei Jazz Pharmaceuticals. Verantwortlich für Kalender, Board-Aktivitäten, Reisen, Kommunikation, Ausgaben und Prioritäten des Büros des CEO.

Beschreibung

  • Als zentrale Führungskraft für die Unterstützung des CEO agieren und dessen Zeit, Vorbereitung, Reaktionsfähigkeit und Wirksamkeit optimieren
  • Administrative und operative Unterstützung für den Chief of Staff leisten
  • Den Kalender des CEO sowie Sitzungen des Executive Committee, des Boards und der Board-Ausschüsse betreuen
  • Sitzungsziele, Vorbereitung, Logistik, Vorabunterlagen und Briefingmaterialien koordinieren
  • Anfragen und Korrespondenz des CEO prüfen sowie Verpflichtungen und Nachverfolgungsaufgaben in Microsoft To Do verfolgen
  • Geschäftsreisen und Verpflichtungen in den Kalendern des CEO koordinieren
  • Inlands- und Auslandsreisepläne mit Flügen, Hotels, Fahrdiensten sowie Büro- oder Arbeitsplatz organisieren
  • Während Reisen persönliche Kontakte zwischen dem CEO und Mitarbeitenden ermöglichen
  • Reisen, Unterkünfte, Restaurantreservierungen, Spesenabrechnungen, Verfügbarkeiten und Kommunikation der Board-Mitglieder koordinieren
  • Board-Sitzungsunterlagen hochladen und organisieren sowie Dokumentenberechtigungen verwalten
  • Spesenabrechnungen des CEO und des Chief of Staff innerhalb der vorgeschriebenen Frist von 30 Tagen erstellen und einreichen
  • Bestellanforderungen, Bestellungen, Leistungsbeschreibungen, Zahlungsanforderungen sowie Einreichung und Genehmigung von Rechnungen verwalten
  • Organigramme, E-Mail-Verteiler und Teamressourcen aktuell halten
  • Mit dem Chief of Staff, dem Director of Operations sowie administrativen und Global-Workplace-Teams an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Zeitzonen zusammenarbeiten
  • Organisations- und Workflow-Systeme des Teams, einschließlich OneNote und Microsoft To Do, pflegen
  • Jährlich an bis zu sechs Meetings reisen, die auch internationale Reisen umfassen können
  • Die Vertretung für andere Mitglieder des Büros des CEO übernehmen

Anforderungen

  • Mindestens 10 Jahre Berufserfahrung in einer C-Suite- oder leitenden administrativen Funktion zur Unterstützung einer oder mehrerer Führungskräfte
  • Erfahrung in der Biotechnologie oder Pharmaindustrie ist von Vorteil
  • Erfahrung in einer internationalen Organisation
  • Fähigkeit, konkurrierende Aufgaben zu priorisieren, selbstständig zu arbeiten und kooperative Beziehungen aufzubauen
  • Fähigkeit, in Remote- und hybriden Arbeitsumgebungen effektiv zu arbeiten und zu kommunizieren
  • Bereitschaft, globale Zeitzonen zu unterstützen und bei geschäftlichem Bedarf außerhalb der üblichen Arbeitszeiten zu arbeiten
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und Moderationskompetenz im Umgang mit Board-Mitgliedern und Führungskräften
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel, OneNote, PowerPoint und Zoom
  • Ein Hochschulabschluss ist ausdrücklich erwünscht
  • Erfahrung oder Zertifizierung im Projektmanagement ist von Vorteil
  • Wohnsitz in Pendeldistanz zu einem Jazz-US-Standort in Philadelphia, PA, Carlsbad, CA, oder Palo Alto, CA, ist erforderlich
  • Bereitschaft, bei geschäftlichem Bedarf vor Ort zu arbeiten

Zusatzleistungen

  • Jährlicher freiwilliger Barbonus oder leistungsbezogene Vergütung, abhängig von der Position
  • Freiwillige Aktienzuteilungen
  • Krankenversicherung
  • Zahnversicherung
  • Sehversicherung
  • Altersvorsorgeplan nach 401(k)
  • Flexible bezahlte Urlaubstage