Jazz Pharmaceuticals — биофармацевтическая компания, разрабатывающая лекарственные препараты для лечения серьёзных заболеваний, при которых сохраняется значительная неудовлетворённая медицинская потребность. Компания сочетает научные исследования и разработку лекарственных средств, уделяя особое внимание терапии, способной существенно изменить жизнь пациентов. Её подход основан на межфункциональном сотрудничестве, учёте многообразия мнений и вовлечённости сотрудников, создавая профессиональную среду для людей, интересующихся фармацевтическими исследованиями, инновациями в здравоохранении и разработкой жизненно важных методов лечения.
Старший менеджер, офис генерального директора — Jazz Pharmaceuticals (гибридный формат, Филадельфия)
Старший менеджер обеспечивает административную и операционную поддержку генеральному директору и руководителю аппарата в Jazz Pharmaceuticals. Отвечает за календари, работу с советом директоров, поездки, коммуникации, расходы и приоритеты офиса генерального директора.
Описание
- Выступать в роли главного партнёра генерального директора по административной поддержке, оптимизируя его время, подготовку, оперативность и эффективность
- Оказывать административную и операционную поддержку руководителю аппарата
- Координировать календарь генерального директора, заседания исполнительного комитета, заседания совета директоров и комитетов совета директоров
- Координировать цели встреч, подготовку, логистику, предварительные материалы и информационные справки
- Фильтровать запросы и корреспонденцию генерального директора, отслеживая обязательства и последующие действия в Microsoft To Do
- Координировать деловые поездки и обязательства в календарях генерального директора
- Составлять внутренние и международные маршруты, включая перелёты, отели, услуги автомобилей и офисные помещения или рабочие места
- Организовывать личное общение генерального директора с сотрудниками во время поездок
- Координировать поездки директоров совета, размещение, бронирование ужинов, возмещение расходов, доступность и коммуникации
- Загружать и систематизировать материалы заседаний совета директоров, а также управлять правами доступа к документам
- Готовить и подавать отчёты о расходах генерального директора и руководителя аппарата в установленный 30-дневный срок
- Администрировать заявки на закупку, заказы на закупку, технические задания, запросы на оплату, а также подачу и утверждение счетов
- Поддерживать в актуальном состоянии организационные схемы, списки рассылки и ресурсы команды
- Взаимодействовать с руководителем аппарата, директором по операционной деятельности, административными командами и командами Global Workplace в разных подразделениях и часовых поясах
- Поддерживать системы организации работы и рабочих процессов команды, включая OneNote и Microsoft To Do
- Ежегодно посещать до шести встреч, включая при необходимости международные поездки
- Обеспечивать замещение других сотрудников офиса генерального директора
Требования
- Не менее 10 лет профессионального опыта работы на должности в аппарате руководителя или в сфере административной поддержки одного или нескольких руководителей высшего звена
- Опыт работы в биотехнологической или фармацевтической отрасли будет преимуществом
- Опыт работы в международной организации
- Умение расставлять приоритеты при выполнении конкурирующих задач, работать самостоятельно и выстраивать отношения сотрудничества
- Умение эффективно работать и общаться в удалённом и гибридном формате
- Готовность поддерживать работу в глобальных часовых поясах и работать за пределами стандартных часов при необходимости для бизнеса
- Отличные навыки письменной и устной коммуникации
- Сильные навыки межличностного общения и проведения встреч при работе с членами совета директоров и руководителями
- Владение Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel, OneNote, PowerPoint и Zoom
- Высшее образование желательно
- Опыт или сертификация в области управления проектами желательны
- Требуется проживание на расстоянии, позволяющем добираться до офиса Jazz в США в Филадельфии, штат Пенсильвания; Карлсбаде, штат Калифорния; или Пало-Альто, штат Калифорния
- Готовность работать в офисе по мере необходимости для бизнеса
Преимущества
- Дискреционный ежегодный денежный бонус или стимулирующая компенсация в зависимости от должности
- Дискреционные выплаты в форме акций
- Медицинское страхование
- Стоматологическое страхование
- Страхование зрения
- Пенсионный накопительный план 401(k)
- Гибкий оплачиваемый отпуск