VA Desk zagotavlja upravljane, namenske virtualne asistente za sodobna podjetja. Njegove asistente, ki jih podpira umetna inteligenca, podpirajo strukturirani sistemi, usposabljanje in tehnični viri, kar jim pomaga pri delu v delovnih procesih samostojnih ustanoviteljev in uveljavljenih ekip. VA Desk skrbi za zaposlovanje, uvajanje v delo, spremljanje prisotnosti in zanesljivosti, podporo pri obračunu plač ter IT-pomoč pri opremi, ki jo upravlja podjetje, s čimer podjetjem omogoča organiziran način za širitev poslovanja z zunanjimi talenti.
Oddaljeni splošni virtualni asistent – operacije, knjigovodstvo in dogodki
Podprite kanadsko podjetje za razvoj voditeljstva s knjigovodstvom, koordinacijo dogodkov, vsakodnevnimi operacijami in družbenimi mediji. Pomagajte ohranjati neprekinjeno poslovanje, ko ustanovitelj ni na voljo.
Opis
- Nadzirajte vsakodnevno knjigovodstvo in povezano računovodsko administracijo
- Organizirajte račune, fakture, potrdila in druge finančne evidence
- Spremljajte denarni tok ter beležite prihajajoča in odhajajoča sredstva
- Nalagajte, kategorizirajte in vzdržujte potrdila ter finančno dokumentacijo
- Pripravljajte mesečne proračune za izkustvene dogodke razvoja voditeljstva
- Obdelujte fakture in urejajte plačila dobaviteljem ter deležnikom po dogodkih
- Spremljajte neplačane fakture strank in podpirajte dejavnosti izterjave
- Koordinirajte ponavljajoče se administrativne in logistične potrebe za mesečne dogodke razvoja voditeljstva zunaj sedeža
- Poskrbite za rutinsko pripravo dogodkov ter osnovne zahteve glede lokacije in opreme na kraju dogodka
- Koordinirajte z dobavitelji, deležniki in drugimi stiki za nemoten potek dogodkov
- Upravljajte ponavljajoče se administrativne naloge, roke, plačila in operativne potrebe
- Skrbite za nemoten potek ključnih poslovnih dejavnosti med odsotnostjo ustanovitelja, vključno z daljšimi gorniškimi odpravami brez povezave
- Spremljajte nerešene zadeve in zagotavljajte njihovo pravočasno reševanje
- Vzdržujte urejene evidence, urnike, dokumentacijo in operativne informacije
- Izvajajte ponavljajoče se marketinške in administrativne dejavnosti
- Upravljajte vsakodnevno vsebino na družbenih medijih in urnike objavljanja
- Pomagajte pri splošnih marketinških dejavnostih
- Ustvarite zanesljive sisteme za spremljanje nalog, faktur, plačil in logistike dogodkov
- Podpirajte neprekinjeno poslovanje kot zaupanja vreden operativni partner
Zahteve
- Predhodne izkušnje na področju administracije, operacij, knjigovodstva ali podpore vodstvu
- Močne organizacijske sposobnosti in izjemna pozornost do podrobnosti
- Zanesljivost pri delu s finančnimi evidencami, fakturami, potrdili in rutinskimi knjigovodskimi nalogami
- Sposobnost samostojnega upravljanja ponavljajočega se dela in rokov
- Odlične pisne in ustne komunikacijske spretnosti v angleščini
- Samozavest pri usklajevanju z dobavitelji, strankami, deležniki in ponudniki storitev
- Zanesljivost in učinkovitost pri delu z omejenim nadzorom
- Vztrajnost pri dokončanju nalog in proaktiven pristop k nerešenim zadevam
- Sposobnost usklajevanja več odgovornosti ob ohranjanju natančnosti
- Pripravljenost prevzeti odgovornost za rutinsko poslovanje
- Izkušnje z uporabo računovodske ali knjigovodske programske opreme
- Izkušnje z izdajanjem faktur ter postopki terjatev ali obveznosti
- Znanje dela s preglednicami in orodji za finančno spremljanje
- Poznavanje poslovnih aplikacij v oblaku in upravljanja dokumentov
- Izkušnje s platformami družbenih medijev in osnovnimi marketinškimi orodji so prednost
- Zaželene so izkušnje s podporo ustanovitelju, podjetniku ali lastniku malega podjetja
- Zaželene so izkušnje z usklajevanjem dogodkov, umikov, delavnic ali programov zunaj sedeža
- Zaželene so izkušnje na področju razvoja voditeljstva, coachinga, svetovanja ali izkustvenega učenja
- Zaželene so izkušnje z upravljanjem odnosov z dobavitelji in logistiko dogodkov
- Zaželene so izkušnje s podporo družbenim medijem ali osnovnim dejavnostim digitalnega marketinga
- Zaželene so predhodne delovne izkušnje, ki zahtevajo precejšnjo samostojnost in prevzemanje odgovornosti
- Zanesljivost, proaktivnost, organiziranost, natančnost, iznajdljivost, odgovornost, doslednost in udobje pri samostojnem delu