VA Desk leverer administrerte, dedikerte virtuelle assistenter til moderne virksomheter. De AI-støttede assistentene får støtte fra strukturerte systemer, opplæring og tekniske ressurser, slik at de kan arbeide i både arbeidsflyter for sologründere og etablerte team. VA Desk håndterer rekruttering, onboarding, oppfølging av oppmøte og pålitelighet, støtte med lønnshåndtering samt IT-hjelp for virksomhetsadministrert utstyr, slik at bedrifter får en organisert måte å utvide driften på med eksternt talent.
Allsidig virtuell assistent på avstand – drift, bokføring og arrangementer
Støtt et kanadisk selskap innen lederutvikling med bokføring, koordinering av arrangementer, daglig drift og sosiale medier. Bidra til å opprettholde kontinuitet i virksomheten når grunnleggeren ikke er tilgjengelig.
Beskrivelse
- Ha ansvar for den daglige bokføringen og tilhørende regnskapsadministrasjon
- Organisere regninger, fakturaer, kvitteringer og andre økonomiske dokumenter
- Overvåke kontantstrømmen og følge innkommende og utgående betalinger
- Laste opp, kategorisere og vedlikeholde kvitteringer og økonomisk dokumentasjon
- Utarbeide månedlige budsjetter for opplevelsesbaserte lederutviklingsarrangementer
- Behandle fakturaer og ordne betalinger etter arrangementer til leverandører og interessenter
- Følge opp ubetalte kundefakturaer og støtte innkrevingsaktiviteter
- Koordinere tilbakevendende administrative og logistiske behov for månedlige lederutviklingsarrangementer utenfor kontoret
- Håndtere rutinemessige forberedelser til arrangementer samt grunnleggende krav til lokaler og fasiliteter på stedet
- Koordinere med leverandører, interessenter og andre kontakter for å sikre gode arrangementer
- Håndtere tilbakevendende administrative oppgaver, tidsfrister, betalinger og driftsbehov
- Sikre at viktige forretningsaktiviteter fortsetter når grunnleggeren er fraværende, inkludert lengre fjellekspedisjoner uten nettilgang
- Følge opp uavklarte saker og sørge for fremdrift i tide
- Vedlikeholde ryddige registre, tidsplaner, dokumentasjon og driftsinformasjon
- Gjennomføre tilbakevendende markedsførings- og administrative aktiviteter
- Håndtere daglig innhold i sosiale medier og publiseringsplaner
- Bistå med generelle markedsføringsaktiviteter
- Opprette pålitelige systemer for oppfølging av oppgaver, fakturaer, betalinger og arrangementslogistikk
- Støtte virksomhetens kontinuitet som en pålitelig driftspartner
Krav
- Tidligere erfaring med administrasjon, drift, bokføring eller lederstøtte
- Gode organisatoriske evner og svært god sans for detaljer
- Komfortabel med å håndtere økonomiske registre, fakturaer, kvitteringer og løpende bokføringsoppgaver
- Evne til å håndtere tilbakevendende arbeid og tidsfrister selvstendig
- Svært gode skriftlige og muntlige engelskkunnskaper
- Trygg på koordinering med leverandører, kunder, interessenter og tjenesteleverandører
- Pålitelig og effektiv ved arbeid med begrenset oppfølging
- God gjennomføringsevne og en proaktiv tilnærming til uavklarte oppgaver
- Evne til å balansere flere ansvarsområder og samtidig opprettholde nøyaktighet
- Villig til å ta eierskap til den løpende driften
- Erfaring med regnskaps- eller bokføringsprogramvare
- Erfaring med fakturering og prosesser for kundefordringer eller leverandørgjeld
- Gode ferdigheter i regneark og verktøy for økonomisk oppfølging
- Kjennskap til skybaserte forretningsapplikasjoner og dokumenthåndtering
- Erfaring med sosiale medieplattformer og grunnleggende markedsføringsverktøy er en fordel
- Erfaring med å støtte en grunnlegger, gründer eller eier av en liten bedrift er ønskelig
- Erfaring med koordinering av arrangementer, retreater, workshops eller programmer utenfor kontoret er ønskelig
- Erfaring fra virksomheter innen lederutvikling, coaching, rådgivning eller opplevelsesbasert læring er ønskelig
- Erfaring med leverandørrelasjoner og arrangementslogistikk er ønskelig
- Erfaring med å støtte sosiale medier eller grunnleggende digital markedsføring er ønskelig
- Tidligere arbeid som krevde betydelig selvstendighet og eierskap er ønskelig
- Pålitelig, proaktiv, organisert, detaljorientert, ressurssterk, ansvarsbevisst, konsekvent og komfortabel med å arbeide selvstendig