VA Desk מספקת עוזרים וירטואליים ייעודיים ומנוהלים לעסקים מודרניים. העוזרים שלה, הנתמכים בבינה מלאכותית, פועלים בעזרת מערכות מובנות, הכשרה ומשאבים טכנולוגיים, ומסייעים בעבודה במסגרת תהליכי העבודה של מייסדים יחידים ושל צוותים מבוססים. VA Desk מנהלת גיוס, קליטת עובדים, מעקב אחר נוכחות ואמינות, תמיכה בשכר וסיוע טכני לציוד המנוהל על ידי החברה, וכך מעניקה לעסקים דרך מסודרת להרחיב את פעילותם באמצעות כישרונות במיקור חוץ.
עוזר וירטואלי כללי מרחוק – תפעול, הנהלת חשבונות ואירועים
תמיכה בחברה קנדית לפיתוח מנהיגות באמצעות הנהלת חשבונות, תיאום אירועים, תפעול יומיומי וניהול רשתות חברתיות. סיוע בשמירה על רציפות עסקית כאשר המייסד אינו זמין.
תיאור
- פיקוח על הנהלת החשבונות היומיומית ועל ניהול החשבונות הקשור לכך
- ארגון חשבונות, חשבוניות, קבלות ורשומות פיננסיות אחרות
- מעקב אחר תזרים המזומנים ומעקב אחר כספים נכנסים ויוצאים
- העלאה, סיווג ותחזוקה של קבלות ומסמכים פיננסיים
- פיתוח תקציבים חודשיים לאירועי מנהיגות חווייתיים
- עיבוד חשבוניות והסדרת תשלומים לאחר האירוע לספקים ולבעלי עניין
- מעקב אחר חשבוניות לקוחות שלא שולמו ותמיכה בפעילויות גבייה
- תיאום צרכים מנהליים ולוגיסטיים חוזרים לאירועי מנהיגות חודשיים מחוץ למשרד
- טיפול בהכנות שגרתיות לאירועים ובדרישות בסיסיות של המקום והמתקנים באתר
- תיאום עם ספקים, בעלי עניין ואנשי קשר אחרים לתמיכה באירועים המתנהלים בצורה חלקה
- ניהול משימות מנהליות חוזרות, מועדי יעד, תשלומים וצרכים תפעוליים
- שמירה על התקדמות פעילויות עסקיות חיוניות במהלך היעדרות המייסד, כולל מסעות טיפוס הרים ממושכים מחוץ לרשת
- מעקב אחר נושאים שטרם נפתרו וקידום טיפול בהם בזמן
- שמירה על סדר ברשומות, בלוחות הזמנים, במסמכים ובמידע התפעולי
- השלמת פעילויות שיווקיות ומנהליות חוזרות
- ניהול תוכן יומיומי ברשתות החברתיות ולוחות זמנים לפרסום
- סיוע בפעילויות שיווק כלליות
- יצירת מערכות מעקב אמינות למשימות, חשבוניות, תשלומים ולוגיסטיקת אירועים
- תמיכה ברציפות העסקית כשותף תפעולי מהימן
דרישות
- ניסיון קודם בעבודה מנהלית, תפעולית, בהנהלת חשבונות או בתמיכה ניהולית
- יכולת ארגונית גבוהה ותשומת לב יוצאת דופן לפרטים
- נוחות בטיפול ברשומות פיננסיות, חשבוניות, קבלות ומשימות הנהלת חשבונות שגרתיות
- יכולת לנהל עבודה חוזרת ומועדי יעד באופן עצמאי
- כישורי תקשורת מצוינים בכתב ובעל פה באנגלית
- ביטחון בתיאום עם ספקים, לקוחות, בעלי עניין ונותני שירותים
- אמינות ויעילות בעבודה עם פיקוח מוגבל
- יכולת מעקב גבוהה וגישה יוזמת לטיפול במשימות שטרם נפתרו
- יכולת לאזן בין תחומי אחריות רבים תוך שמירה על דיוק
- נכונות לקחת אחריות על תפעול עסקי שגרתי
- ניסיון בשימוש בתוכנות הנהלת חשבונות או חשבונאות
- ניסיון בחיוב ובתהליכי גבייה או תשלומים לספקים
- שליטה בגיליונות אלקטרוניים ובכלי מעקב פיננסיים
- היכרות עם יישומים עסקיים מבוססי ענן וניהול מסמכים
- ניסיון בפלטפורמות רשתות חברתיות ובכלי שיווק בסיסיים מהווה יתרון
- רצוי ניסיון בתמיכה במייסד, יזם או בעל עסק קטן
- רצוי ניסיון בתיאום אירועים, ריטריטים, סדנאות או תוכניות מחוץ למשרד
- רצוי ניסיון בחברות לפיתוח מנהיגות, אימון, ייעוץ או למידה חווייתית
- רצוי ניסיון בניהול קשרי ספקים ולוגיסטיקת אירועים
- רצוי ניסיון בתמיכה ברשתות חברתיות או בפעילויות שיווק דיגיטלי בסיסיות
- רצוי ניסיון קודם שדרש עצמאות רבה ולקיחת אחריות
- מהימן, יוזם, מאורגן, קפדן, בעל תושייה, אחראי, עקבי ונוח בעבודה עצמאית