VA Desk poskytuje riadených, dedikovaných virtuálnych asistentov pre moderné firmy. Jeho asistenti s podporou umelej inteligencie využívajú štruktúrované systémy, školenia a technické zdroje, vďaka čomu dokážu pracovať v rámci pracovných postupov samostatne podnikajúcich zakladateľov aj zavedených tímov. VA Desk zabezpečuje nábor, nástup do práce, sledovanie dochádzky a spoľahlivosti, podporu pri spracovaní miezd a IT asistenciu pre vybavenie spravované spoločnosťou, čím firmám poskytuje organizovaný spôsob, ako rozšíriť svoje fungovanie pomocou externých talentov.
Vzdialený všeobecný virtuálny asistent – operácie, účtovníctvo a podujatia
Podporte kanadskú spoločnosť zameranú na rozvoj lídrov vedením účtovníctva, koordináciou podujatí, každodennou prevádzkou a sociálnymi médiami. Pomôžte udržiavať kontinuitu podnikania, keď zakladateľ nie je k dispozícii.
Popis
- Dohliadajte na každodenné vedenie účtovníctva a súvisiacu účtovnú administratívu
- Organizujte účty, faktúry, účtenky a ďalšie finančné záznamy
- Sledujte peňažný tok a evidujte prichádzajúce a odchádzajúce finančné prostriedky
- Nahrávajte, kategorizujte a udržiavajte účtenky a finančnú dokumentáciu
- Vytvárajte mesačné rozpočty pre zážitkové rozvojové podujatia
- Spracúvajte faktúry a zabezpečujte platby dodávateľom a zainteresovaným stranám po podujatiach
- Kontaktujte klientov v súvislosti s neuhradenými faktúrami a podporujte aktivity spojené s vymáhaním pohľadávok
- Koordinujte opakujúce sa administratívne a logistické potreby mesačných externých rozvojových podujatí
- Zabezpečujte bežnú prípravu podujatí a základné požiadavky na priestory a vybavenie na mieste
- Koordinujte dodávateľov, zainteresované strany a ďalšie kontakty s cieľom zabezpečiť bezproblémový priebeh podujatí
- Spravujte opakujúce sa administratívne úlohy, termíny, platby a prevádzkové potreby
- Zabezpečujte pokračovanie kľúčových obchodných činností počas neprítomnosti zakladateľa vrátane dlhších horolezeckých výprav mimo dosahu sietí
- Sledujte nevyriešené položky a zabezpečujte ich včasné riešenie
- Udržiavajte usporiadané záznamy, harmonogramy, dokumentáciu a prevádzkové informácie
- Vykonávajte opakujúce sa marketingové a administratívne činnosti
- Spravujte každodenný obsah sociálnych médií a harmonogramy jeho zverejňovania
- Pomáhajte so všeobecnými marketingovými aktivitami
- Vytvárajte spoľahlivé systémy na sledovanie úloh, faktúr, platieb a logistiky podujatí
- Podporujte kontinuitu podnikania ako dôveryhodný prevádzkový partner
Požiadavky
- Predchádzajúce skúsenosti s administratívou, prevádzkou, účtovníctvom alebo podporou vedenia
- Vynikajúce organizačné schopnosti a mimoriadny zmysel pre detail
- Istota pri práci s finančnými záznamami, faktúrami, účtenkami a bežnými účtovnými úlohami
- Schopnosť samostatne riadiť opakujúcu sa prácu a termíny
- Vynikajúce písomné a ústne komunikačné schopnosti v angličtine
- Sebavedomá koordinácia s dodávateľmi, klientmi, zainteresovanými stranami a poskytovateľmi služieb
- Spoľahlivosť a efektívnosť pri práci s obmedzeným dohľadom
- Dôslednosť pri dokončovaní úloh a proaktívny prístup k nevyriešeným záležitostiam
- Schopnosť vyvažovať viacero zodpovedností pri zachovaní presnosti
- Ochota prevziať zodpovednosť za bežnú prevádzku podniku
- Skúsenosti s používaním účtovného alebo účtovníckeho softvéru
- Skúsenosti s fakturáciou a procesmi pohľadávok alebo záväzkov
- Pokročilá práca s tabuľkami a nástrojmi na sledovanie financií
- Znalosť cloudových podnikových aplikácií a správy dokumentov
- Skúsenosti s platformami sociálnych médií a základnými marketingovými nástrojmi sú výhodou
- Skúsenosti s podporou zakladateľa, podnikateľa alebo majiteľa malej firmy sú žiaduce
- Skúsenosti s koordináciou podujatí, pobytov, workshopov alebo externých programov sú žiaduce
- Skúsenosti v oblasti rozvoja lídrov, koučingu, poradenstva alebo zážitkového vzdelávania sú žiaduce
- Skúsenosti so správou vzťahov s dodávateľmi a logistikou podujatí sú žiaduce
- Skúsenosti s podporou sociálnych médií alebo základných aktivít digitálneho marketingu sú žiaduce
- Predchádzajúca práca vyžadujúca značnú mieru samostatnosti a zodpovednosti je žiaduca
- Spoľahlivosť, proaktivita, organizovanosť, zmysel pre detail, vynaliezavosť, zodpovednosť, dôslednosť a pohodlie pri samostatnej práci