VA Desk cung cấp các trợ lý ảo chuyên trách, được quản lý bài bản cho các doanh nghiệp hiện đại. Các trợ lý ảo được hỗ trợ bằng AI, cùng với hệ thống vận hành có cấu trúc, chương trình đào tạo và nguồn lực kỹ thuật, giúp họ làm việc hiệu quả trong quy trình của các nhà sáng lập độc lập cũng như các đội ngũ đã được thành lập. VA Desk phụ trách tuyển dụng, hội nhập nhân sự, theo dõi chấm công và độ tin cậy, hỗ trợ tính lương, cùng hỗ trợ công nghệ thông tin cho thiết bị do công ty quản lý, mang đến cho doanh nghiệp một phương thức có tổ chức để mở rộng hoạt động với nhân sự thuê ngoài.
Trợ lý ảo tổng quát từ xa – Vận hành, ghi sổ kế toán và sự kiện
Hỗ trợ một công ty phát triển năng lực lãnh đạo tại Canada trong công việc ghi sổ kế toán, điều phối sự kiện, vận hành hằng ngày và mạng xã hội. Góp phần duy trì hoạt động kinh doanh khi người sáng lập không thể làm việc.
Mô tả
- Giám sát công việc ghi sổ kế toán hằng ngày và các nghiệp vụ hành chính kế toán liên quan
- Sắp xếp hóa đơn, chứng từ, biên lai và các hồ sơ tài chính khác
- Theo dõi dòng tiền và ghi nhận các khoản thu, chi
- Tải lên, phân loại và quản lý biên lai cùng tài liệu tài chính
- Lập ngân sách hằng tháng cho các sự kiện lãnh đạo mang tính trải nghiệm
- Xử lý hóa đơn và sắp xếp thanh toán sau sự kiện cho nhà cung cấp và các bên liên quan
- Theo dõi các hóa đơn khách hàng chưa thanh toán và hỗ trợ hoạt động thu hồi công nợ
- Điều phối các nhu cầu hành chính và hậu cần định kỳ cho những sự kiện lãnh đạo hằng tháng tổ chức ngoài địa điểm làm việc
- Thực hiện công tác chuẩn bị sự kiện thường nhật và xử lý các yêu cầu cơ bản về địa điểm và cơ sở vật chất tại chỗ
- Phối hợp với nhà cung cấp, các bên liên quan và những đầu mối khác để hỗ trợ sự kiện diễn ra suôn sẻ
- Quản lý các công việc hành chính định kỳ, thời hạn, khoản thanh toán và nhu cầu vận hành
- Duy trì tiến độ của các hoạt động kinh doanh thiết yếu khi người sáng lập vắng mặt, bao gồm cả những chuyến leo núi dài ngày ở nơi không có kết nối
- Theo dõi các vấn đề chưa được giải quyết và chủ động đôn đốc xử lý kịp thời
- Duy trì hồ sơ, lịch trình, tài liệu và thông tin vận hành ngăn nắp
- Hoàn thành các hoạt động marketing và hành chính định kỳ
- Quản lý nội dung mạng xã hội hằng ngày và lịch đăng bài
- Hỗ trợ các hoạt động marketing chung
- Xây dựng hệ thống theo dõi đáng tin cậy cho công việc, hóa đơn, khoản thanh toán và hậu cần sự kiện
- Hỗ trợ duy trì hoạt động kinh doanh với vai trò đối tác vận hành đáng tin cậy
Yêu cầu
- Có kinh nghiệm trong công việc hành chính, vận hành, ghi sổ kế toán hoặc hỗ trợ lãnh đạo
- Có năng lực tổ chức tốt và đặc biệt chú ý đến chi tiết
- Thoải mái xử lý hồ sơ tài chính, hóa đơn, biên lai và các công việc ghi sổ kế toán thường nhật
- Có khả năng tự quản lý công việc định kỳ và thời hạn
- Kỹ năng giao tiếp tiếng Anh viết và nói xuất sắc
- Tự tin phối hợp với nhà cung cấp, khách hàng, các bên liên quan và đơn vị cung ứng dịch vụ
- Làm việc đáng tin cậy và hiệu quả khi được giám sát ở mức tối thiểu
- Có khả năng theo sát công việc và chủ động xử lý các nhiệm vụ chưa hoàn tất
- Có khả năng cân bằng nhiều trách nhiệm mà vẫn đảm bảo độ chính xác
- Sẵn sàng chịu trách nhiệm với các hoạt động vận hành kinh doanh thường nhật
- Có kinh nghiệm sử dụng phần mềm kế toán hoặc ghi sổ kế toán
- Có kinh nghiệm với quy trình lập hóa đơn và các khoản phải thu hoặc phải trả
- Thành thạo bảng tính và các công cụ theo dõi tài chính
- Quen thuộc với các ứng dụng kinh doanh trên nền tảng đám mây và quản lý tài liệu
- Có kinh nghiệm với các nền tảng mạng xã hội và công cụ marketing cơ bản là một lợi thế
- Có kinh nghiệm hỗ trợ người sáng lập, doanh nhân hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ là mong muốn
- Có kinh nghiệm điều phối sự kiện, khóa tĩnh tâm, hội thảo hoặc chương trình tổ chức ngoài địa điểm làm việc là mong muốn
- Có kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển năng lực lãnh đạo, huấn luyện, tư vấn hoặc đào tạo qua trải nghiệm là mong muốn
- Có kinh nghiệm quản lý quan hệ với nhà cung cấp và hậu cần sự kiện là mong muốn
- Có kinh nghiệm hỗ trợ mạng xã hội hoặc các hoạt động marketing số cơ bản là mong muốn
- Từng đảm nhiệm công việc đòi hỏi mức độ độc lập và tinh thần sở hữu cao là mong muốn
- Đáng tin cậy, chủ động, có tổ chức, tỉ mỉ, linh hoạt, có trách nhiệm, nhất quán và thoải mái làm việc độc lập