VA Desk stellt modernen Unternehmen betreute, fest zugeordnete virtuelle Assistenzkräfte zur Verfügung. Die KI-gestützten Assistenzkräfte werden durch strukturierte Systeme, Schulungen und technische Ressourcen unterstützt und helfen dabei, sowohl in Arbeitsabläufen von Einzelgründerinnen und Einzelgründern als auch in etablierten Teams zu arbeiten. VA Desk übernimmt die Rekrutierung, das Onboarding, die Erfassung von Anwesenheit und Zuverlässigkeit, die Unterstützung bei der Lohnabrechnung sowie die IT-Unterstützung für vom Unternehmen verwaltete Geräte. So erhalten Unternehmen eine organisierte Möglichkeit, ihre Abläufe mit ausgelagerten Fachkräften zu erweitern.
Remote-General-Virtuelle Assistenz – Betrieb, Buchhaltung und Veranstaltungen
Unterstützen Sie ein kanadisches Unternehmen für Führungskräfteentwicklung bei Buchhaltung, Veranstaltungskoordination, täglichen Abläufen und Social Media. Tragen Sie zur Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität bei, wenn der Gründer nicht verfügbar ist.
Beschreibung
- Die tägliche Buchhaltung und damit verbundene administrative Aufgaben im Rechnungswesen überwachen
- Rechnungen, Belege, Quittungen und andere Finanzunterlagen organisieren
- Den Cashflow überwachen und eingehende sowie ausgehende Gelder nachverfolgen
- Quittungen und Finanzdokumente hochladen, kategorisieren und pflegen
- Monatliche Budgets für praxisorientierte Führungsveranstaltungen erstellen
- Rechnungen bearbeiten und Zahlungen nach Veranstaltungen an Lieferanten und andere Beteiligte veranlassen
- Unbezahlten Kundenrechnungen nachgehen und Inkassoaktivitäten unterstützen
- Wiederkehrende administrative und logistische Anforderungen für monatliche externe Führungsveranstaltungen koordinieren
- Routinevorbereitungen für Veranstaltungen sowie grundlegende Anforderungen an Veranstaltungsorte und Einrichtungen vor Ort übernehmen
- Mit Lieferanten, Beteiligten und anderen Ansprechpartnern koordinieren, um reibungslose Veranstaltungen zu unterstützen
- Wiederkehrende administrative Aufgaben, Fristen, Zahlungen und betriebliche Anforderungen verwalten
- Wichtige Geschäftsaktivitäten während der Abwesenheit des Gründers vorantreiben, einschließlich längerer Expeditionen zum Bergsteigen abseits der Zivilisation
- Offene Punkte nachverfolgen und zeitnahe Bearbeitung sicherstellen
- Geordnete Aufzeichnungen, Zeitpläne, Dokumentationen und betriebliche Informationen pflegen
- Wiederkehrende Marketing- und Verwaltungsaufgaben erledigen
- Tägliche Social-Media-Inhalte und Veröffentlichungspläne verwalten
- Allgemeine Marketingaktivitäten unterstützen
- Zuverlässige Nachverfolgungssysteme für Aufgaben, Rechnungen, Zahlungen und Veranstaltungslogistik erstellen
- Als vertrauenswürdige operative Unterstützung zur Geschäftskontinuität beitragen
Anforderungen
- Erfahrung in administrativen Aufgaben, Betriebsabläufen, Buchhaltung oder der Unterstützung von Führungskräften
- Ausgeprägtes Organisationstalent und außergewöhnliche Detailgenauigkeit
- Sicherer Umgang mit Finanzunterlagen, Rechnungen, Quittungen und routinemäßigen Buchhaltungsaufgaben
- Fähigkeit, wiederkehrende Aufgaben und Fristen selbstständig zu verwalten
- Sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse
- Sicheres Koordinieren mit Lieferanten, Kunden, Beteiligten und Dienstleistern
- Zuverlässige und effektive Arbeitsweise bei begrenzter Betreuung
- Ausgeprägte Umsetzungsstärke und proaktiver Umgang mit offenen Aufgaben
- Fähigkeit, mehrere Verantwortlichkeiten auszugleichen und dabei genau zu arbeiten
- Bereitschaft, Verantwortung für routinemäßige Geschäftsabläufe zu übernehmen
- Erfahrung mit Buchhaltungs- oder Rechnungswesen-Software
- Erfahrung mit Rechnungsstellung sowie Prozessen der Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung
- Sicherer Umgang mit Tabellenkalkulationen und Tools zur Finanzverfolgung
- Vertrautheit mit cloudbasierten Geschäftsanwendungen und Dokumentenverwaltung
- Erfahrung mit Social-Media-Plattformen und grundlegenden Marketingtools ist von Vorteil
- Erfahrung in der Unterstützung eines Gründers, Unternehmers oder Inhabers eines kleinen Unternehmens ist wünschenswert
- Erfahrung in der Koordination von Veranstaltungen, Retreats, Workshops oder externen Programmen ist wünschenswert
- Erfahrung in Unternehmen aus den Bereichen Führungskräfteentwicklung, Coaching, Beratung oder erfahrungsorientiertes Lernen ist wünschenswert
- Erfahrung im Management von Lieferantenbeziehungen und Veranstaltungslogistik ist wünschenswert
- Erfahrung in der Unterstützung von Social Media oder grundlegenden Aktivitäten im digitalen Marketing ist wünschenswert
- Frühere Tätigkeit mit einem hohen Maß an Selbstständigkeit und Eigenverantwortung ist wünschenswert
- Zuverlässig, proaktiv, organisiert, detailorientiert, einfallsreich, verantwortungsbewusst, beständig und sicher im selbstständigen Arbeiten