VA Desk biedt moderne bedrijven beheerde, toegewijde virtuele assistenten. De AI-ondersteunde assistenten krijgen ondersteuning via gestructureerde systemen, training en technische middelen, zodat ze kunnen werken binnen de workflows van zelfstandig ondernemers en in gevestigde teams. VA Desk verzorgt werving, onboarding, het bijhouden van aanwezigheid en betrouwbaarheid, ondersteuning bij de loonadministratie en IT-ondersteuning voor apparatuur die door het bedrijf wordt beheerd. Zo kunnen bedrijven hun activiteiten op een georganiseerde manier uitbreiden met uitbesteed talent.
Remote algemene virtuele assistent – bedrijfsvoering, boekhouding en evenementen
Ondersteun een Canadees bedrijf voor leiderschapsontwikkeling met boekhouding, evenementencoördinatie, dagelijkse bedrijfsvoering en sociale media. Help de bedrijfscontinuïteit te waarborgen wanneer de oprichter niet beschikbaar is.
Beschrijving
- De dagelijkse boekhouding en bijbehorende administratieve werkzaamheden voor de financiële administratie uitvoeren
- Rekeningen, facturen, bonnen en andere financiële documenten organiseren
- De kasstroom bewaken en inkomende en uitgaande geldstromen bijhouden
- Bonnen en financiële documentatie uploaden, categoriseren en beheren
- Maandelijkse budgetten opstellen voor ervaringsgerichte leiderschapsevenementen
- Facturen verwerken en betalingen na evenementen aan leveranciers en andere betrokkenen regelen
- Openstaande klantfacturen opvolgen en incassoactiviteiten ondersteunen
- Terugkerende administratieve en logistieke behoeften voor maandelijkse leiderschapsevenementen op locatie coördineren
- Reguliere evenementvoorbereidingen en basisvereisten voor locaties en faciliteiten op locatie verzorgen
- Afstemmen met leveranciers, betrokkenen en andere contacten om evenementen soepel te laten verlopen
- Terugkerende administratieve taken, deadlines, betalingen en operationele behoeften beheren
- Essentiële bedrijfsactiviteiten voortzetten tijdens de afwezigheid van de oprichter, waaronder langdurige bergexpedities buiten bereik van de bewoonde wereld
- Openstaande punten bijhouden en tijdige opvolging verzorgen
- Overzichtelijke administratie, planningen, documentatie en operationele informatie onderhouden
- Terugkerende marketing- en administratieve activiteiten uitvoeren
- Dagelijkse content voor sociale media en publicatieschema's beheren
- Ondersteunen bij algemene marketingactiviteiten
- Betrouwbare systemen opzetten voor het bijhouden van taken, facturen, betalingen en evenementlogistiek
- De bedrijfscontinuïteit ondersteunen als vertrouwde operationele partner
Vereisten
- Eerdere ervaring in administratieve werkzaamheden, bedrijfsvoering, boekhouding of ondersteuning van leidinggevenden
- Sterk organisatorisch vermogen met uitzonderlijke aandacht voor detail
- Ervaring met financiële administratie, facturen, bonnen en routinematige boekhoudkundige taken
- In staat om terugkerend werk en deadlines zelfstandig te beheren
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van het Engels
- Zelfverzekerd in de coördinatie met leveranciers, klanten, betrokkenen en dienstverleners
- Betrouwbaar en effectief bij beperkte begeleiding
- Sterk in opvolging en proactief bij openstaande taken
- In staat om meerdere verantwoordelijkheden te combineren en nauwkeurig te blijven werken
- Bereidheid om verantwoordelijkheid te nemen voor routinematige bedrijfsactiviteiten
- Ervaring met boekhoud- of administratiesoftware
- Ervaring met facturering en processen voor debiteuren- of crediteurenadministratie
- Goede beheersing van spreadsheets en tools voor financiële tracking
- Bekend met cloudgebaseerde bedrijfstoepassingen en documentbeheer
- Ervaring met sociale-mediaplatforms en basis marketingtools is een pluspunt
- Ervaring met de ondersteuning van een oprichter, ondernemer of eigenaar van een klein bedrijf is gewenst
- Ervaring met het coördineren van evenementen, retraites, workshops of programma's op locatie is gewenst
- Ervaring binnen leiderschapsontwikkeling, coaching, advies of ervaringsgericht leren is gewenst
- Ervaring met het beheren van leveranciersrelaties en evenementlogistiek is gewenst
- Ervaring met ondersteuning van sociale media of basisactiviteiten op het gebied van digitale marketing is gewenst
- Eerdere ervaring in werk met veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid is gewenst
- Betrouwbaar, proactief, georganiseerd, nauwkeurig, vindingrijk, verantwoordelijk, consistent en comfortabel met zelfstandig werken