VA Desk zapewnia nowoczesnym firmom zarządzanych, dedykowanych wirtualnych asystentów. Jego asystenci wspierani przez AI korzystają z uporządkowanych systemów, szkoleń i zasobów technicznych, pomagając w pracy indywidualnych założycieli oraz istniejących zespołów. VA Desk zajmuje się rekrutacją, wdrażaniem, monitorowaniem obecności i niezawodności, wsparciem w obsłudze płac oraz pomocą informatyczną dotyczącą sprzętu zarządzanego przez firmę, zapewniając przedsiębiorstwom uporządkowany sposób rozwijania działalności dzięki pracownikom zewnętrznym.
Zdalny wszechstronny wirtualny asystent — operacje, księgowość i wydarzenia
Wsparcie kanadyjskiej firmy rozwijającej kompetencje przywódcze w zakresie księgowości, organizacji wydarzeń, codziennych operacji i mediów społecznościowych. Pomoc w utrzymaniu ciągłości działania firmy podczas nieobecności założyciela.
Opis
- Nadzorowanie codziennej księgowości i powiązanej administracji finansowej
- Porządkowanie rachunków, faktur, paragonów i innych dokumentów finansowych
- Monitorowanie przepływów pieniężnych oraz śledzenie wpływów i wypływów środków
- Przesyłanie, kategoryzowanie i przechowywanie paragonów oraz dokumentacji finansowej
- Tworzenie miesięcznych budżetów dla praktycznych wydarzeń związanych z rozwojem przywództwa
- Przetwarzanie faktur i organizowanie płatności po wydarzeniach dla dostawców i interesariuszy
- Monitorowanie niezapłaconych faktur klientów i wspieranie działań windykacyjnych
- Koordynowanie cyklicznych zadań administracyjnych i logistycznych związanych z comiesięcznymi wyjazdowymi wydarzeniami przywódczymi
- Obsługa standardowych przygotowań do wydarzeń oraz podstawowych wymagań dotyczących miejsca i obiektów na miejscu
- Współpraca z dostawcami, interesariuszami i innymi kontaktami w celu sprawnej organizacji wydarzeń
- Zarządzanie cyklicznymi obowiązkami administracyjnymi, terminami, płatnościami i potrzebami operacyjnymi
- Zapewnianie ciągłości kluczowych działań firmy podczas nieobecności założyciela, w tym w trakcie długich, pozbawionych łączności wypraw alpinistycznych
- Monitorowanie nierozwiązanych kwestii i terminowe podejmowanie działań następczych
- Utrzymywanie uporządkowanych rejestrów, harmonogramów, dokumentacji i informacji operacyjnych
- Wykonywanie cyklicznych działań marketingowych i administracyjnych
- Zarządzanie codziennymi treściami w mediach społecznościowych i harmonogramami publikacji
- Pomoc w ogólnych działaniach marketingowych
- Tworzenie niezawodnych systemów śledzenia zadań, faktur, płatności i logistyki wydarzeń
- Wspieranie ciągłości działania firmy jako zaufany partner operacyjny
Wymagania
- Doświadczenie w pracy administracyjnej, operacyjnej, księgowości lub wsparciu kadry kierowniczej
- Doskonałe umiejętności organizacyjne i wyjątkowa dbałość o szczegóły
- Swoboda w pracy z dokumentacją finansową, fakturami, paragonami i standardowymi zadaniami księgowymi
- Umiejętność samodzielnego zarządzania cykliczną pracą i terminami
- Doskonała znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie
- Pewność w kontaktach z dostawcami, klientami, interesariuszami i usługodawcami
- Rzetelność i skuteczność przy ograniczonym nadzorze
- Umiejętność doprowadzania spraw do końca i proaktywnego rozwiązywania nierozwiązanych zadań
- Umiejętność równoważenia wielu obowiązków przy zachowaniu dokładności
- Gotowość do przejęcia odpowiedzialności za bieżące operacje biznesowe
- Doświadczenie w korzystaniu z oprogramowania księgowego
- Doświadczenie w fakturowaniu oraz procesach należności lub zobowiązań
- Biegłość w obsłudze arkuszy kalkulacyjnych i narzędzi do śledzenia finansów
- Znajomość chmurowych aplikacji biznesowych i zarządzania dokumentami
- Doświadczenie w korzystaniu z platform mediów społecznościowych i podstawowych narzędzi marketingowych będzie dodatkowym atutem
- Mile widziane doświadczenie we wspieraniu założyciela, przedsiębiorcy lub właściciela małej firmy
- Mile widziane doświadczenie w koordynowaniu wydarzeń, wyjazdów integracyjnych, warsztatów lub programów wyjazdowych
- Mile widziane doświadczenie w obszarze rozwoju przywództwa, coachingu, konsultingu lub nauki przez doświadczenie
- Mile widziane doświadczenie w zarządzaniu relacjami z dostawcami i logistyką wydarzeń
- Mile widziane doświadczenie we wspieraniu mediów społecznościowych lub podstawowych działań marketingu cyfrowego
- Mile widziane wcześniejsze doświadczenie wymagające dużej samodzielności i odpowiedzialności
- Rzetelność, proaktywność, organizacja, dbałość o szczegóły, zaradność, odpowiedzialność, konsekwencja i swoboda w samodzielnej pracy