VA Desk fornisce assistenti virtuali dedicati e gestiti alle aziende moderne. I suoi assistenti, supportati dall’intelligenza artificiale, possono contare su sistemi strutturati, formazione e risorse tecniche, che li aiutano a operare sia nei flussi di lavoro dei fondatori individuali sia all’interno di team consolidati. VA Desk gestisce il reclutamento, l’inserimento, il monitoraggio della presenza e dell’affidabilità, il supporto alle buste paga e l’assistenza IT per le apparecchiature gestite dall’azienda, offrendo alle imprese un modo organizzato per ampliare le proprie attività con talenti esternalizzati.
Assistente virtuale generale da remoto: operazioni, contabilità ed eventi
Supporta un’azienda canadese di sviluppo della leadership nella contabilità, nel coordinamento degli eventi, nelle operazioni quotidiane e nei social media. Contribuisci a mantenere la continuità aziendale quando la persona fondatrice non è disponibile.
Descrizione
- Supervisionare la contabilità quotidiana e la relativa amministrazione contabile
- Organizzare bollette, fatture, ricevute e altri documenti finanziari
- Monitorare il flusso di cassa e tenere traccia dei fondi in entrata e in uscita
- Caricare, classificare e mantenere ricevute e documentazione finanziaria
- Sviluppare budget mensili per eventi esperienziali dedicati alla leadership
- Elaborare le fatture e organizzare i pagamenti post-evento per fornitori e stakeholder
- Sollecitare le fatture dei clienti non pagate e supportare le attività di recupero crediti
- Coordinare le esigenze amministrative e logistiche ricorrenti degli eventi mensili di leadership fuori sede
- Gestire la preparazione ordinaria degli eventi e i requisiti di base della sede e delle strutture sul posto
- Coordinarsi con fornitori, stakeholder e altri contatti per favorire il regolare svolgimento degli eventi
- Gestire attività amministrative ricorrenti, scadenze, pagamenti ed esigenze operative
- Mantenere operative le attività aziendali essenziali durante l’assenza della persona fondatrice, comprese spedizioni prolungate di alpinismo fuori rete
- Monitorare le questioni irrisolte e seguirne tempestivamente l’evasione
- Mantenere in ordine registri, calendari, documentazione e informazioni operative
- Completare attività ricorrenti di marketing e amministrazione
- Gestire i contenuti quotidiani dei social media e i calendari di pubblicazione
- Fornire supporto alle attività generali di marketing
- Creare sistemi affidabili di monitoraggio per attività, fatture, pagamenti e logistica degli eventi
- Supportare la continuità aziendale come partner operativo di fiducia
Requisiti
- Esperienza precedente in amministrazione, operazioni, contabilità o supporto alla direzione
- Spiccate capacità organizzative e attenzione eccezionale ai dettagli
- Dimestichezza nella gestione di documenti finanziari, fatture, ricevute e attività contabili di routine
- Capacità di gestire in autonomia attività ricorrenti e scadenze
- Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale in inglese
- Sicurezza nel coordinamento con fornitori, clienti, stakeholder e prestatori di servizi
- Affidabilità ed efficacia con supervisione limitata
- Ottima capacità di follow-up e approccio proattivo alle attività irrisolte
- Capacità di gestire responsabilità multiple mantenendo la precisione
- Disponibilità ad assumersi la responsabilità delle operazioni aziendali di routine
- Esperienza nell’uso di software di contabilità o di tenuta dei libri contabili
- Esperienza con la fatturazione e i processi di contabilità clienti o fornitori
- Padronanza di fogli di calcolo e strumenti di monitoraggio finanziario
- Familiarità con applicazioni aziendali basate sul cloud e sistemi di gestione documentale
- L’esperienza con piattaforme di social media e strumenti di marketing di base costituisce un vantaggio
- È preferibile aver maturato esperienza al fianco di una persona fondatrice, di un imprenditore o del titolare di una piccola impresa
- È preferibile aver maturato esperienza nel coordinamento di eventi, ritiri, workshop o programmi fuori sede
- È preferibile aver maturato esperienza in aziende di sviluppo della leadership, coaching, consulenza o apprendimento esperienziale
- È preferibile aver maturato esperienza nella gestione dei rapporti con i fornitori e della logistica degli eventi
- È preferibile aver maturato esperienza nel supporto ai social media o ad attività di marketing digitale di base
- È preferibile aver maturato esperienza in ruoli che richiedessero notevole autonomia e senso di responsabilità
- Persona affidabile, proattiva, organizzata, precisa, intraprendente, responsabile, costante e a proprio agio nel lavorare in autonomia