Ancestry to firma zajmująca się historią rodzinną. Jej internetowe narzędzia genealogiczne, archiwalne dokumenty i konsumenckie testy DNA pomagają poznawać i dzielić się informacjami o swoim pochodzeniu. Platforma subskrypcyjna i działalność związana z zestawami do testów DNA łączą technologie, naukę o danych i materiały historyczne na potrzeby osobistych badań. Ancestry zatrudnia pracowników w międzynarodowych zespołach w obszarach takich jak rozwój produktów, inżynieria, marketing i nauka, koncentrując się na doświadczeniach klientów i inkluzywności.
Starszy asystent kadry kierowniczej ds. technologii
Wsparcie dyrektora ds. technologii Ancestry i wiceprezesów ds. technologii w administracji, podróżach, wydarzeniach i koordynacji operacyjnej. Pełny etat, praca stacjonarna w Draper w stanie Utah.
Opis
- Koordynować złożone kalendarze dyrektora ds. technologii i wiceprezesów ds. technologii z uwzględnieniem różnych stref czasowych.
- Przewidywać długoterminowe priorytety i rozwiązywać konflikty w harmonogramie.
- Koordynować podróże krajowe i międzynarodowe, w tym plany podróży, transport i zakwaterowanie.
- Przygotowywać raporty wydatków, śledzić faktury i uzgadniać budżety zgodnie z polityką firmy.
- Nadawać pilnym prośbom odpowiedni priorytet i monitorować realizację zadań kierownictwa.
- Przygotowywać materiały, agendy i briefingi na spotkania dla kadry kierowniczej.
- Planować spotkania ogólne działu technologii, konferencję produktowo-technologiczną dla ponad 700 uczestników, wyjazdy integracyjne kadry kierowniczej, warsztaty i wydarzenia zespołowe.
- Koordynować negocjacje z dostawcami, wybór miejsc, catering, obsługę audiowizualną i podróże uczestników.
- Przetwarzać zamówienia zakupu i faktury oraz prowadzić dokumentację dostawców i umów działu technologii.
- Prowadzić projekty międzydziałowe i inicjatywy doraźne lub wspierać ich realizację.
- Zastępować asystentów innych członków kadry C-suite i wiceprezesów podczas ich nieobecności.
- Pomagać doskonalić praktyki administracyjne w całej firmie.
Wymagania
- Co najmniej sześć lat doświadczenia we wsparciu administracyjnym kadry kierowniczej C-level i wiceprezesów.
- Preferowane doświadczenie w firmie technologicznej, SaaS lub szybko rozwijającej się organizacji o strukturze macierzowej.
- Wymagany dyplom associate; preferowany tytuł licencjata lub równoważne doświadczenie praktyczne.
- Udokumentowana umiejętność samodzielnej pracy na poziomie starszego specjalisty przy zadaniach o wysokim stopniu złożoności.
- Umiejętność równoważenia wielu obszarów pracy i sprawnego przełączania się między zadaniami kilku członków kadry kierowniczej.
- Zaawansowana znajomość pakietu Microsoft Office, w tym Outlook, Teams, PowerPoint, Excel i Word.
- Umiejętność szybkiego opanowywania cyfrowych narzędzi do produktywności, współpracy, podróży i rozliczania wydatków, takich jak Concur, Slack, Jira lub Confluence oraz Zoom.
- Doskonałe umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej.
- Uczciwość i rozsądna ocena sytuacji podczas pracy z wrażliwymi, zastrzeżonymi i poufnymi informacjami.
- Inicjatywa, dobry osąd i umiejętność samodzielnego doprowadzania zadań do końca.
- Opanowanie pod presją oraz elastyczne, nastawione na rozwiązania podejście.
- Oferty pracy są uzależnione od pozytywnego wyniku weryfikacji przeszłości kandydata.
Benefity
- Możliwość otrzymania premii
- Udziały kapitałowe
- Kompleksowe świadczenia zdrowotne
- Ubezpieczenie stomatologiczne
- Ubezpieczenie wzroku
- Elastyczne podejście do miejsca pracy, z uwzględnieniem ograniczeń lokalizacyjnych i wymagań stanowiska
- Racjonalne usprawnienia dla wykwalifikowanych osób z niepełnosprawnościami