Ancestry — компанія, що спеціалізується на родинній історії. Її онлайн-інструменти для генеалогічних досліджень, історичні архіви та споживчі ДНК-тести допомагають людям досліджувати й розповідати про своє походження. Платформа з підпискою та бізнес наборів для ДНК-тестування поєднують технології, науку про дані й історичні матеріали для особистих досліджень. Ancestry наймає фахівців до міжнародних команд у таких сферах, як розробка продуктів, інженерія, маркетинг і наука, приділяючи особливу увагу клієнтському досвіду та інклюзивності.
Старший помічник керівника у сфері технологій
Підтримка технічного директора Ancestry та віцепрезидентів із технологій: адміністративні завдання, поїздки, заходи й координація операцій. Повна зайнятість, робота в офісі у Дрейпері, штат Юта.
Опис
- Координувати складні календарі технічного директора та віцепрезидентів із технологій з урахуванням різних часових поясів.
- Передбачати довгострокові пріоритети й розв’язувати конфлікти в розкладі.
- Координувати внутрішні та міжнародні поїздки, зокрема маршрути, транспорт і проживання.
- Готувати звіти про витрати, відстежувати рахунки та звіряти бюджети відповідно до політик компанії.
- Визначати пріоритетність термінових запитів і контролювати виконання доручень керівництва.
- Готувати матеріали, порядок денний і довідки до зустрічей для керівників.
- Планувати загальні зустрічі технологічного підрозділу, конференцію з продуктів і технологій для понад 700 учасників, виїзні зустрічі керівництва, семінари та командні заходи.
- Координувати переговори з постачальниками, вибір майданчиків, кейтеринг, аудіовізуальне обладнання та поїздки учасників.
- Опрацьовувати замовлення на закупівлю й рахунки, вести записи про постачальників і договори технологічного підрозділу.
- Керувати міжфункціональними проєктами та ініціативами за потреби або допомагати в їх реалізації.
- Підміняти помічників інших керівників вищої ланки та віцепрезидентів під час їхньої відсутності.
- Допомагати вдосконалювати адміністративні практики в усій компанії.
Вимоги
- Щонайменше шість років досвіду адміністративної підтримки керівників рівня C-suite та віцепрезидентів.
- Бажаний досвід роботи в технологічній або SaaS-компанії чи в організації з матричною структурою, що швидко зростає.
- Потрібен диплом молодшого спеціаліста; перевагою буде ступінь бакалавра або відповідний практичний досвід.
- Підтверджена здатність працювати на рівні старшого індивідуального фахівця та виконувати складні завдання.
- Уміння збалансовувати кілька робочих напрямів і ефективно перемикатися між завданнями кількох керівників вищої ланки.
- Поглиблене знання Microsoft Office, зокрема Outlook, Teams, PowerPoint, Excel і Word.
- Здатність швидко опановувати цифрові інструменти для продуктивності, співпраці, поїздок і обліку витрат, як-от Concur, Slack, Jira або Confluence та Zoom.
- Відмінні навички усного й письмового спілкування.
- Чесність і виважене судження під час роботи з чутливою, службовою та конфіденційною інформацією.
- Ініціативність, здорове судження та здатність самостійно завершувати роботу.
- Самовладання під тиском, гнучкість та орієнтація на пошук рішень.
- Пропозиції про роботу надаються за умови успішного проходження перевірки біографічних даних.
Переваги
- Можливість отримати бонус
- Дольова участь
- Комплексні медичні пільги
- Стоматологічне страхування
- Страхування зору
- Гнучкий підхід до місця роботи з урахуванням обмежень щодо місця проживання та вимог посади
- Розумні умови праці для кваліфікованих людей з інвалідністю