Ancestry ist ein Unternehmen für Familiengeschichte. Mit Online-Genealogie-Tools, historischen Aufzeichnungen und DNA-Tests für Verbraucherinnen und Verbraucher hilft es Menschen, ihre Herkunft zu erforschen und ihre Erkenntnisse zu teilen. Die Abonnementplattform und das DNA-Testkit-Geschäft verbinden Technologie, Datenwissenschaft und historische Inhalte für die persönliche Ahnenforschung. Ancestry beschäftigt Mitarbeitende in internationalen Teams, unter anderem in den Bereichen Produktentwicklung, Engineering, Marketing und Wissenschaft. Im Mittelpunkt stehen Kundenerfahrung und Inklusion.
Senior Executive Assistant für Technologie
Unterstützen Sie den CTO und die Vizepräsidenten für Technologie von Ancestry bei der Geschäftsführung, Reisen, Veranstaltungen und operativen Koordination. Diese Vollzeitstelle in Präsenz ist in Draper, Utah, angesiedelt.
Beschreibung
- Komplexe Kalender des CTO und der Vizepräsidenten für Technologie über verschiedene Zeitzonen hinweg verwalten.
- Langfristige Prioritäten vorausschauend erkennen und Terminkonflikte lösen.
- Inlands- und Auslandsreisen einschließlich Reiseplänen, Transport und Unterkunft koordinieren.
- Spesenabrechnungen erstellen, Rechnungen nachverfolgen und Budgets gemäß Unternehmensrichtlinien abstimmen.
- Dringende Anfragen priorisieren und offene Aufgaben der Führungskräfte nachverfolgen.
- Besprechungsunterlagen, Tagesordnungen und Briefings für Führungskräfte vorbereiten.
- Town Halls für den Technologiebereich, eine Produkt- und Technologiekonferenz mit mehr als 700 Teilnehmenden, Führungskräftetreffen außerhalb des Büros, Workshops und Teamveranstaltungen planen.
- Verhandlungen mit Anbietern, Veranstaltungsorte, Catering, audiovisuelle Ausstattung und die Anreise der Teilnehmenden koordinieren.
- Bestellungen und Rechnungen bearbeiten sowie Unterlagen zu Technologieanbietern und Verträgen pflegen.
- Abteilungsübergreifende Projekte und bedarfsbezogene Initiativen leiten oder unterstützen.
- Bei Abwesenheiten die Vertretung für Executive Assistants anderer Mitglieder der Geschäftsleitung und Vizepräsidenten übernehmen.
- Dazu beitragen, die Verwaltungsabläufe im gesamten Unternehmen zu verbessern.
Anforderungen
- Mindestens sechs Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung von Führungskräften auf C-Level und Vizepräsidenten.
- Erfahrung in einem Technologie-, SaaS- oder schnell wachsenden Unternehmen mit Matrixstruktur ist von Vorteil.
- Ein Associate Degree ist erforderlich; ein Bachelorabschluss oder gleichwertige praktische Erfahrung ist von Vorteil.
- Nachgewiesene Fähigkeit, als erfahrene Fachkraft ohne Führungsverantwortung komplexe Aufgaben zu bewältigen.
- Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Arbeitsabläufe auszubalancieren und effektiv zwischen den Aufgaben verschiedener hochrangiger Führungskräfte zu wechseln.
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office, einschließlich Outlook, Teams, PowerPoint, Excel und Word.
- Fähigkeit, sich schnell in digitale Produktivitäts-, Kollaborations- sowie Reise- und Spesenmanagementtools wie Concur, Slack, Jira oder Confluence und Zoom einzuarbeiten.
- Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
- Integrität und gutes Urteilsvermögen im Umgang mit sensiblen, geschützten und vertraulichen Informationen.
- Eigeninitiative, gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig abzuschließen.
- Besonnenheit unter Druck sowie eine flexible, lösungsorientierte Arbeitsweise.
- Stellenangebote sind vorbehaltlich einer Hintergrundüberprüfung.
Zusatzleistungen
- Anspruch auf Bonuszahlungen
- Mitarbeiterbeteiligung
- Umfassende Gesundheitsleistungen
- Zahnversicherung
- Sehhilfenversicherung
- Ortsflexibles Arbeitsmodell, vorbehaltlich Standortbeschränkungen und Anforderungen der Stelle
- Angemessene Vorkehrungen für qualifizierte Menschen mit Behinderungen