Ancestry er et selskap innen slektsforskning. Selskapets digitale verktøy for slektsforskning, historiske arkiver og DNA-tester for forbrukere hjelper mennesker med å utforske og dele sin bakgrunn. Abonnementsplattformen og virksomheten med DNA-sett forener teknologi, datavitenskap og historisk innhold for personlig forskning. Ancestry rekrutterer til globale team innen blant annet produktutvikling, teknologi, markedsføring og vitenskap, med fokus på kundeopplevelse og inkludering.
Senior Executive Assistant, teknologi
Støtt Ancestrys teknologidirektør og teknologiviseadministrerende direktører med lederadministrasjon, reiser, arrangementer og driftskoordinering. Heltidsstillingen er basert på kontoret i Draper, Utah.
Beskrivelse
- Administrer komplekse kalendere for teknologidirektøren og teknologiviseadministrerende direktører på tvers av tidssoner.
- Forutse langsiktige prioriteringer og løs planleggingskonflikter.
- Koordiner innenlandske og internasjonale reiser, inkludert reiseplaner, transport og overnatting.
- Utarbeid utgiftsrapporter, følg opp fakturaer og avstem budsjetter i tråd med selskapets retningslinjer.
- Prioriter hastesaker og følg opp ledelsens tiltakspunkter.
- Forbered møtemateriell, agendaer og orienteringer for ledere.
- Planlegg teknologisamlinger for hele organisasjonen, en produkt- og teknologikonferanse for mer enn 700 deltakere, ledersamlinger utenfor kontoret, workshops og teamarrangementer.
- Koordiner leverandørforhandlinger, lokaler, catering, audiovisuelt utstyr og deltakernes reiser.
- Behandle innkjøpsordrer og fakturaer, og vedlikehold registre over teknologileverandører og kontrakter.
- Led eller bistå i prosjekter på tvers av avdelinger og initiativer ved behov.
- Vikarier for andre lederassistenter for konsernledelsen og viseadministrerende direktører ved fravær.
- Bidra til å styrke administrative rutiner i hele selskapet.
Krav
- Minst seks års erfaring med administrativ støtte til ledere på C-nivå og viseadministrerende direktører.
- Erfaring fra en teknologi-, SaaS- eller raskt voksende matriseorganisasjon er ønskelig.
- En toårig høyere utdanning er påkrevd; bachelorgrad er ønskelig, eller tilsvarende praktisk erfaring.
- Dokumentert evne til å jobbe som senior spesialist med oppgaver av høy kompleksitet.
- Dokumentert evne til å balansere arbeidsstrømmer og effektivt veksle mellom oppgaver for flere ledere på høyt nivå.
- Avansert kunnskap om Microsoft Office, inkludert Outlook, Teams, PowerPoint, Excel og Word.
- Evne til raskt å lære digitale verktøy for produktivitet, samarbeid samt reiser og utgifter, som Concur, Slack, Jira eller Confluence og Zoom.
- Svært gode muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner.
- Integritet og godt skjønn ved håndtering av sensitiv, virksomhetsintern og konfidensiell informasjon.
- Initiativ, godt skjønn og evne til å fullføre arbeid selvstendig.
- Bevare roen under press og ha en fleksibel, løsningsorientert tilnærming.
- Jobbtilbud er betinget av en bakgrunnssjekk.
Fordeler
- Mulighet for bonus
- Aksjer
- Omfattende helsegoder
- Tanddekning
- Synsdekning
- Fleksibel arbeidsplassordning med forbehold om geografiske begrensninger og kravene til rollen
- Rimelig tilrettelegging for kvalifiserte personer med funksjonsnedsettelser