Ancestry is een bedrijf dat zich richt op familiegeschiedenis. Met online genealogische hulpmiddelen, historische gegevens en DNA-tests voor consumenten helpt het mensen hun afkomst te onderzoeken en te delen. Het abonnementsplatform en de DNA-testkits combineren technologie, datawetenschap en historische inhoud voor persoonlijk onderzoek. Ancestry werft internationaal voor teams op onder meer het gebied van productontwikkeling, engineering, marketing en wetenschap, met aandacht voor klantervaring en inclusie.
Senior executive assistant technologie
Ondersteun de CTO en vicepresidenten Technologie van Ancestry met directieondersteuning, reizen, evenementen en operationele coördinatie. Deze fulltimefunctie op locatie is gevestigd in Draper, Utah.
Beschrijving
- Beheer complexe agenda's van de CTO en vicepresidenten Technologie in verschillende tijdzones.
- Anticipeer op prioriteiten op de lange termijn en los agendaconflicten op.
- Coördineer binnenlandse en internationale reizen, inclusief reisplannen, vervoer en accommodatie.
- Stel declaraties op, volg facturen en stem budgetten af volgens het bedrijfsbeleid.
- Geef prioriteit aan dringende verzoeken en volg actiepunten van leidinggevenden op.
- Bereid vergadermateriaal, agenda's en briefings voor leidinggevenden voor.
- Plan technologiebrede bijeenkomsten, een product- en technologieconferentie voor meer dan 700 deelnemers, bijeenkomsten buiten kantoor voor het leiderschapsteam, workshops en teamevenementen.
- Coördineer onderhandelingen met leveranciers, locaties, catering, audiovisuele voorzieningen en reizen van deelnemers.
- Verwerk inkooporders en facturen en houd gegevens over technologieleveranciers en contracten bij.
- Leid projecten tussen afdelingen en initiatieven naar behoefte, of ondersteun deze.
- Neem bij afwezigheid waar voor executive assistants van andere leden van de directie en vicepresidenten.
- Help de administratieve werkwijzen binnen het bedrijf te verbeteren.
Vereisten
- Minimaal zes jaar ervaring met administratieve ondersteuning van C-level executives en vicepresidenten.
- Ervaring bij een technologie-, SaaS- of snelgroeiende organisatie met een matrixstructuur is een pré.
- Een associate degree is vereist; een bachelordiploma of gelijkwaardige praktijkervaring is een pré.
- Aantoonbaar vermogen om als ervaren individuele medewerker werk met een hoge complexiteit uit te voeren.
- Aantoonbaar vermogen om verschillende werkstromen in balans te houden en effectief te schakelen tussen meerdere senior executives.
- Gevorderde kennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Teams, PowerPoint, Excel en Word.
- Vermogen om snel digitale productiviteits- en samenwerkingstools en tools voor reizen en onkosten te leren gebruiken, zoals Concur, Slack, Jira of Confluence en Zoom.
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
- Integriteit en een goed beoordelingsvermogen bij het omgaan met gevoelige, bedrijfseigen en vertrouwelijke informatie.
- Initiatief, een goed beoordelingsvermogen en het vermogen om zelfstandig werk af te ronden.
- Kalm blijven onder druk en een flexibele, oplossingsgerichte houding.
- Aanbiedingen van een baan zijn afhankelijk van een achtergrondonderzoek.
Voordelen
- Mogelijkheid om in aanmerking te komen voor een bonus
- Aandelenbeloning
- Uitgebreide zorgverzekering en gezondheidsvoorzieningen
- Tandartsverzekering
- Vergoeding voor oogzorg
- Locatieflexibele werkwijze, onder voorbehoud van locatiebeperkingen en functievereisten
- Redelijke aanpassingen voor gekwalificeerde personen met een beperking