Ancestry är ett företag inom släktforskning. Företagets digitala verktyg för släktforskning, historiska arkiv och DNA-tester för privatpersoner hjälper människor att utforska och dela sin bakgrund. Prenumerationstjänsten och verksamheten med DNA-kit förenar teknik, datavetenskap och historiskt material för personlig forskning. Ancestry rekryterar i globala team inom bland annat produktutveckling, teknik, marknadsföring och vetenskap, med fokus på kundupplevelse och inkludering.
Senior Executive Assistant, teknik
Stöd Ancestrys teknikchef och teknikens vice vd:ar med chefsadministration, resor, evenemang och operativ samordning. Heltidstjänsten är på plats i Draper, Utah.
Beskrivning
- Hantera komplexa kalendrar för teknikchefen och teknikens vice vd:ar över flera tidszoner.
- Förutse prioriteringar på längre sikt och lös schemakonflikter.
- Samordna inrikes och utrikes resor, inklusive resplaner, transporter och boende.
- Ta fram utläggsrapporter, följ upp fakturor och stäm av budgetar enligt företagets policy.
- Prioritera brådskande förfrågningar och följ upp ledningens åtgärdspunkter.
- Förbered mötesunderlag, dagordningar och briefingar för chefer.
- Planera teknikmöten för hela organisationen, en produkt- och teknikkonferens för fler än 700 deltagare, ledningsmöten utanför kontoret, workshops och teamevenemang.
- Samordna leverantörsförhandlingar, lokaler, catering, audiovisuella lösningar och deltagarnas resor.
- Hantera inköpsordrar och fakturor samt underhålla register över teknikleverantörer och avtal.
- Leda eller bidra till projekt mellan avdelningar och initiativ vid behov.
- Täcka upp för andra chefsassistenter till personer i företagsledningen och vice vd:ar vid frånvaro.
- Bidra till att stärka administrativa rutiner i hela företaget.
Krav
- Minst sex års erfarenhet av administrativt chefsstöd till företagsledare på C-nivå och vice vd:ar.
- Erfarenhet från teknik-, SaaS- eller snabbväxande organisationer med matrisstruktur är meriterande.
- Examen på eftergymnasial nivå motsvarande associate degree krävs; kandidatexamen är meriterande, liksom motsvarande praktisk erfarenhet.
- Dokumenterad förmåga att arbeta som senior specialist med uppgifter av hög komplexitet.
- Dokumenterad förmåga att balansera arbetsflöden och effektivt växla mellan uppgifter för flera högre chefer.
- Avancerade kunskaper i Microsoft Office, inklusive Outlook, Teams, PowerPoint, Excel och Word.
- Förmåga att snabbt lära sig digitala verktyg för produktivitet, samarbete samt resor och utlägg, exempelvis Concur, Slack, Jira eller Confluence och Zoom.
- Mycket god muntlig och skriftlig kommunikationsförmåga.
- Integritet och gott omdöme vid hantering av känslig, företagsintern och konfidentiell information.
- Initiativförmåga, gott omdöme och förmåga att slutföra arbete självständigt.
- Förmåga att behålla lugnet under press och ett flexibelt, lösningsorienterat arbetssätt.
- Anställningserbjudanden är villkorade av en bakgrundskontroll.
Förmåner
- Möjlighet till bonus
- Aktieandel
- Omfattande sjukvårdsförmåner
- Tandvårdsförsäkring
- Synvårdsförsäkring
- Flexibelt arbetssätt med avseende på arbetsplats, med förbehåll för geografiska begränsningar och rollens krav
- Skäliga anpassningar för kvalificerade personer med funktionsnedsättning