Ancestry es una empresa dedicada a la historia familiar. Sus herramientas de genealogía en línea, registros históricos y pruebas de ADN para consumidores ayudan a las personas a explorar y compartir sus orígenes. Su plataforma de suscripción y su negocio de kits de ADN combinan tecnología, ciencia de datos y contenido histórico para la investigación personal. Ancestry contrata personal en equipos de todo el mundo para áreas como producto, ingeniería, marketing y ciencia, con énfasis en la experiencia del cliente y la inclusión.
Asistente ejecutivo sénior de Tecnología
Brindará apoyo al director de Tecnología y a los vicepresidentes de Tecnología de Ancestry con tareas administrativas ejecutivas, viajes, eventos y coordinación operativa. Este puesto presencial a tiempo completo tiene su sede en Draper, Utah.
Descripción
- Supervisar calendarios complejos para el director de Tecnología y los vicepresidentes de Tecnología en distintas zonas horarias.
- Anticipar prioridades a largo plazo y resolver conflictos de agenda.
- Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluidos itinerarios, transporte y alojamiento.
- Preparar informes de gastos, hacer seguimiento de facturas y conciliar presupuestos conforme a las políticas de la empresa.
- Priorizar solicitudes urgentes y hacer seguimiento de las tareas asignadas por los líderes.
- Preparar materiales, agendas e informes informativos para las reuniones de los ejecutivos.
- Planificar reuniones generales de Tecnología, una conferencia de producto y tecnología para más de 700 asistentes, retiros de liderazgo, talleres y eventos de equipo.
- Coordinar negociaciones con proveedores, espacios, catering, servicios audiovisuales y viajes de asistentes.
- Tramitar órdenes de compra y facturas, y mantener los registros de proveedores y contratos de Tecnología.
- Liderar o apoyar proyectos interdepartamentales e iniciativas según sea necesario.
- Cubrir las funciones de asistentes ejecutivos de otros miembros de la alta dirección y vicepresidentes durante sus ausencias.
- Contribuir a fortalecer las prácticas administrativas en toda la empresa.
Requisitos
- Al menos seis años de experiencia en apoyo administrativo ejecutivo a directivos de nivel C y vicepresidentes.
- Se prefiere experiencia en una organización tecnológica, SaaS o de alto crecimiento con estructura matricial.
- Se requiere un título de asociado; se prefiere una licenciatura o experiencia práctica equivalente.
- Capacidad demostrada para desempeñarse como colaborador individual sénior y gestionar trabajo de alta complejidad.
- Capacidad comprobada para equilibrar distintos frentes de trabajo y cambiar de contexto con eficacia al apoyar a varios ejecutivos sénior.
- Conocimientos avanzados de Microsoft Office, incluidos Outlook, Teams, PowerPoint, Excel y Word.
- Capacidad para aprender rápidamente herramientas digitales de productividad, colaboración y gestión de viajes y gastos, como Concur, Slack, Jira o Confluence, y Zoom.
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
- Integridad y buen criterio al manejar información sensible, exclusiva y confidencial.
- Iniciativa, buen criterio y capacidad para completar el trabajo de forma independiente.
- Serenidad bajo presión y un enfoque flexible y orientado a encontrar soluciones.
- Las ofertas de empleo están sujetas a una verificación de antecedentes.
Beneficios
- Elegibilidad para bonificaciones
- Participación accionaria
- Amplios beneficios de salud
- Cobertura dental
- Cobertura oftalmológica
- Modalidad de trabajo flexible en cuanto a la ubicación, sujeta a restricciones geográficas y a los requisitos del puesto
- Adaptaciones razonables para personas calificadas con discapacidad