Ancestry là công ty chuyên về lịch sử gia đình. Các công cụ phả hệ trực tuyến, hồ sơ lịch sử và bộ xét nghiệm DNA dành cho người tiêu dùng giúp mọi người khám phá và chia sẻ nguồn gốc của mình. Nền tảng đăng ký thuê bao và hoạt động kinh doanh bộ xét nghiệm DNA kết hợp công nghệ, khoa học dữ liệu và tư liệu lịch sử để phục vụ nghiên cứu cá nhân. Ancestry tuyển dụng nhân sự ở nhiều nhóm toàn cầu trong các lĩnh vực như sản phẩm, kỹ thuật, tiếp thị và khoa học, chú trọng trải nghiệm khách hàng và sự hòa nhập.
Trợ lý điều hành cấp cao, Công nghệ
Hỗ trợ Giám đốc Công nghệ (CTO) và các phó chủ tịch phụ trách Công nghệ của Ancestry về công việc hành chính điều hành, đi lại, sự kiện và điều phối hoạt động. Đây là vị trí toàn thời gian, làm việc tại văn phòng ở Draper, Utah.
Mô tả
- Quản lý lịch làm việc phức tạp cho CTO và các phó chủ tịch phụ trách Công nghệ ở nhiều múi giờ.
- Dự đoán các ưu tiên dài hạn và xử lý xung đột lịch trình.
- Điều phối các chuyến công tác trong nước và quốc tế, bao gồm lịch trình, phương tiện di chuyển và chỗ ở.
- Lập báo cáo chi phí, theo dõi hóa đơn và đối chiếu ngân sách theo chính sách công ty.
- Ưu tiên các yêu cầu khẩn cấp và theo dõi các đầu việc cần hành động của ban lãnh đạo.
- Chuẩn bị tài liệu, chương trình nghị sự và bản tóm lược cho các cuộc họp của lãnh đạo.
- Lên kế hoạch cho các buổi họp toàn thể về công nghệ, hội nghị sản phẩm và công nghệ với hơn 700 người tham dự, các buổi họp ngoài văn phòng của ban lãnh đạo, hội thảo và sự kiện nhóm.
- Điều phối đàm phán với nhà cung cấp, địa điểm tổ chức, dịch vụ ăn uống, thiết bị nghe nhìn và việc đi lại của người tham dự.
- Xử lý đơn đặt hàng và hóa đơn, đồng thời lưu trữ hồ sơ nhà cung cấp và hợp đồng của bộ phận Công nghệ.
- Dẫn dắt hoặc hỗ trợ các dự án liên phòng ban và các sáng kiến phát sinh khi cần.
- Thay thế trợ lý điều hành khác của ban điều hành cấp cao và các phó chủ tịch khi họ vắng mặt.
- Góp phần củng cố các quy trình hành chính trên toàn công ty.
Yêu cầu
- Có ít nhất sáu năm kinh nghiệm hỗ trợ hành chính điều hành cho lãnh đạo cấp C và phó chủ tịch.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ, SaaS hoặc tổ chức ma trận đang phát triển nhanh.
- Yêu cầu bằng cao đẳng; ưu tiên bằng cử nhân hoặc kinh nghiệm thực tiễn tương đương.
- Có khả năng đảm nhiệm vai trò chuyên viên cấp cao, xử lý công việc có độ phức tạp cao.
- Có khả năng cân đối nhiều luồng công việc và chuyển đổi hiệu quả giữa các nhiệm vụ phục vụ nhiều lãnh đạo cấp cao.
- Thành thạo Microsoft Office, bao gồm Outlook, Teams, PowerPoint, Excel và Word.
- Có khả năng nhanh chóng làm quen với các công cụ năng suất số, cộng tác, đi lại và quản lý chi phí như Concur, Slack, Jira hoặc Confluence và Zoom.
- Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản xuất sắc.
- Có liêm chính và phán đoán đúng đắn khi xử lý thông tin nhạy cảm, độc quyền và bảo mật.
- Chủ động, có óc phán đoán tốt và khả năng hoàn thành công việc độc lập.
- Bình tĩnh khi chịu áp lực, linh hoạt và định hướng tìm giải pháp.
- Thư mời làm việc phụ thuộc vào kết quả kiểm tra lý lịch.
Phúc lợi
- Đủ điều kiện nhận thưởng
- Cổ phần
- Phúc lợi sức khỏe toàn diện
- Bảo hiểm nha khoa
- Bảo hiểm thị lực
- Mô hình làm việc linh hoạt về địa điểm, tùy thuộc vào hạn chế về địa điểm và yêu cầu của vị trí
- Điều chỉnh hợp lý cho người đủ điều kiện bị khuyết tật