Ancestry est une entreprise spécialisée dans l’histoire familiale. Ses outils de généalogie en ligne, ses archives historiques et ses tests ADN grand public aident chacun à explorer et à partager ses origines. Sa plateforme par abonnement et son activité de kits ADN associent technologie, science des données et contenus historiques pour la recherche personnelle. Ancestry recrute au sein d’équipes réparties dans le monde entier dans des domaines tels que les produits, l’ingénierie, le marketing et les sciences, en accordant une attention particulière à l’expérience client et à l’inclusion.
Assistant exécutif senior, Technologie
Vous apporterez un soutien au directeur technique et aux vice-présidents Technologie d’Ancestry pour l’administration de direction, les déplacements, les événements et la coordination opérationnelle. Ce poste à temps plein, en présentiel, est basé à Draper, dans l’Utah.
Description
- Gérer les calendriers complexes du directeur technique et des vice-présidents Technologie dans différents fuseaux horaires.
- Anticiper les priorités à long terme et résoudre les conflits d’agenda.
- Coordonner les déplacements nationaux et internationaux, notamment les itinéraires, les transports et l’hébergement.
- Préparer les notes de frais, suivre les factures et rapprocher les budgets conformément aux politiques de l’entreprise.
- Traiter les demandes urgentes par ordre de priorité et assurer le suivi des actions confiées par la direction.
- Préparer les documents, ordres du jour et dossiers d’information pour les réunions des cadres dirigeants.
- Organiser des réunions générales de l’équipe Technologie, une conférence sur les produits et la technologie réunissant plus de 700 participants, des séminaires de direction, des ateliers et des événements d’équipe.
- Coordonner les négociations avec les fournisseurs, les lieux, la restauration, les installations audiovisuelles et les déplacements des participants.
- Traiter les bons de commande et les factures, et tenir à jour les dossiers des fournisseurs et contrats Technologie.
- Diriger ou accompagner des projets interdépartementaux et des initiatives ponctuelles.
- Remplacer les assistants exécutifs d’autres membres de la haute direction et de vice-présidents pendant leurs absences.
- Contribuer au renforcement des pratiques administratives dans toute l’entreprise.
Exigences
- Au moins six ans d’expérience dans l’assistance administrative de cadres dirigeants de niveau C et de vice-présidents.
- Une expérience dans une entreprise technologique, SaaS ou en forte croissance organisée de façon matricielle est souhaitée.
- Un diplôme de niveau bac+2 est requis ; un diplôme de niveau bac+3/4 est souhaité, ou une expérience pratique équivalente.
- Capacité avérée à exercer en tant que contributeur individuel senior et à gérer des tâches très complexes.
- Capacité démontrée à gérer plusieurs activités en parallèle et à passer efficacement d’un contexte à l’autre au service de plusieurs cadres dirigeants.
- Maîtrise avancée de Microsoft Office, notamment Outlook, Teams, PowerPoint, Excel et Word.
- Capacité à apprendre rapidement des outils numériques de productivité, de collaboration et de gestion des déplacements et des frais, tels que Concur, Slack, Jira ou Confluence, et Zoom.
- Excellentes capacités de communication orale et écrite.
- Intégrité et discernement dans le traitement d’informations sensibles, exclusives et confidentielles.
- Esprit d’initiative, discernement et capacité à mener le travail de manière autonome.
- Sang-froid sous pression et approche flexible axée sur la recherche de solutions.
- Les offres d’emploi sont soumises à une vérification des antécédents.
Avantages
- Éligibilité à une prime
- Participation au capital
- Couverture santé complète
- Couverture dentaire
- Couverture optique
- Organisation du travail flexible quant au lieu, sous réserve des restrictions géographiques et des exigences du poste
- Aménagements raisonnables pour les personnes qualifiées en situation de handicap