Ancestry er en virksomhed inden for slægtsforskning. Virksomhedens digitale værktøjer til slægtsforskning, historiske arkiver og DNA-tests til forbrugere hjælper mennesker med at udforske og dele deres ophav. Abonnementsplatformen og salget af DNA-sæt samler teknologi, datavidenskab og historisk indhold til personlig forskning. Ancestry ansætter medarbejdere i globale teams inden for blandt andet produktudvikling, teknik, marketing og videnskab med fokus på kundeoplevelsen og inklusion.
Senior Executive Assistant, teknologi
Støt Ancestrys teknologidirektør og vicepræsidenterne for teknologi med ledelsesadministration, rejser, arrangementer og driftskoordinering. Fuldtidsstillingen er på arbejdspladsen i Draper, Utah.
Beskrivelse
- Administrer komplekse kalendere for teknologidirektøren og vicepræsidenterne for teknologi på tværs af tidszoner.
- Forudse langsigtede prioriteter og løs planlægningskonflikter.
- Koordiner indenlandske og internationale rejser, herunder rejseplaner, transport og indkvartering.
- Udarbejd udgiftsrapporter, følg op på fakturaer, og afstem budgetter i henhold til virksomhedens politik.
- Prioriter hastesager, og følg op på ledelsens handlingspunkter.
- Forbered mødemateriale, dagsordener og briefinger til ledere.
- Planlæg teknologiens fællesmøder, en produkt- og teknologikonference for mere end 700 deltagere, ledelsesarrangementer uden for kontoret, workshops og teamarrangementer.
- Koordiner leverandørforhandlinger, lokaler, catering, AV-udstyr og deltagernes rejser.
- Behandl indkøbsordrer og fakturaer, og vedligehold registre over teknologileverandører og kontrakter.
- Led eller bistå med projekter på tværs af afdelinger og ad hoc-initiativer.
- Dæk ind for andre direktions- og vicepræsidentassistenter under deres fravær.
- Bidrag til at styrke den administrative praksis i hele virksomheden.
Krav
- Mindst seks års erfaring med administrativ støtte til ledere på C-niveau og vicepræsidenter.
- Erfaring fra en teknologi-, SaaS- eller hurtigt voksende matrixorganisation foretrækkes.
- En erhvervsakademiuddannelse er påkrævet; en bachelorgrad foretrækkes, eller tilsvarende praktisk erfaring.
- Dokumenteret evne til at arbejde som erfaren specialist med opgaver af høj kompleksitet.
- Dokumenteret evne til at balancere arbejdsstrømme og effektivt skifte kontekst på tværs af flere ledere på højt niveau.
- Avanceret kendskab til Microsoft Office, herunder Outlook, Teams, PowerPoint, Excel og Word.
- Evne til hurtigt at lære digitale værktøjer til produktivitet, samarbejde samt rejser og udgifter, såsom Concur, Slack, Jira eller Confluence og Zoom.
- Fremragende mundtlige og skriftlige kommunikationsevner.
- Integritet og godt skøn ved håndtering af følsomme, virksomhedsfortrolige og fortrolige oplysninger.
- Initiativ, godt skøn og evne til at færdiggøre arbejde selvstændigt.
- Ro under pres samt en fleksibel og løsningsorienteret tilgang.
- Jobtilbud er betinget af et baggrundstjek.
Fordele
- Mulighed for bonus
- Aktier
- Omfattende sundhedsydelser
- Tanddækning
- Synsdækning
- Fleksibel arbejdspladsordning med forbehold for geografiske begrænsninger og stillingens krav
- Rimelige tilpasninger for kvalificerede personer med handicap