Ancestry è un’azienda specializzata nella storia familiare. I suoi strumenti di genealogia online, gli archivi storici e i test del DNA per i consumatori aiutano le persone a esplorare e condividere le proprie origini. La piattaforma in abbonamento e l’attività dei kit per il DNA riuniscono tecnologia, scienza dei dati e contenuti storici per la ricerca personale. Ancestry assume in team distribuiti in tutto il mondo in ambiti come prodotto, ingegneria, marketing e scienze, con particolare attenzione all’esperienza del cliente e all’inclusione.
Assistente esecutivo senior, Tecnologia
Fornirà supporto al CTO e ai vicepresidenti dell’area Tecnologia di Ancestry per attività amministrative esecutive, viaggi, eventi e coordinamento operativo. Il ruolo è a tempo pieno, in presenza, e ha sede a Draper, nello Utah.
Descrizione
- Gestire calendari complessi per il CTO e i vicepresidenti dell’area Tecnologia in diversi fusi orari.
- Anticipare le priorità a lungo termine e risolvere i conflitti di agenda.
- Coordinare viaggi nazionali e internazionali, inclusi itinerari, trasporti e alloggi.
- Preparare note spese, monitorare le fatture e riconciliare i budget secondo le politiche aziendali.
- Dare priorità alle richieste urgenti e seguire le attività assegnate dalla leadership.
- Preparare materiali, ordini del giorno e briefing per le riunioni dei dirigenti.
- Pianificare assemblee aziendali dell’area Tecnologia, una conferenza su prodotto e tecnologia con oltre 700 partecipanti, ritiri di leadership, workshop ed eventi di team.
- Coordinare le negoziazioni con i fornitori, le sedi, il catering, gli allestimenti audiovisivi e i viaggi dei partecipanti.
- Elaborare ordini di acquisto e fatture e mantenere aggiornati i registri dei fornitori e dei contratti dell’area Tecnologia.
- Guidare o supportare progetti interdipartimentali e iniziative secondo necessità.
- Fornire copertura agli assistenti esecutivi di altri membri della dirigenza e dei vicepresidenti durante le assenze.
- Contribuire a rafforzare le pratiche amministrative in tutta l’azienda.
Requisiti
- Almeno sei anni di esperienza nel supporto amministrativo esecutivo a dirigenti di livello C e vicepresidenti.
- È preferibile avere esperienza in un’organizzazione tecnologica, SaaS o in forte crescita con struttura a matrice.
- È richiesto un diploma di laurea breve; è preferibile una laurea, oppure un’esperienza pratica equivalente.
- Comprovata capacità di operare come collaboratore individuale senior gestendo attività di elevata complessità.
- Comprovata capacità di gestire più flussi di lavoro e passare efficacemente da un contesto all’altro supportando diversi dirigenti senior.
- Conoscenza avanzata di Microsoft Office, inclusi Outlook, Teams, PowerPoint, Excel e Word.
- Capacità di apprendere rapidamente strumenti digitali per produttività, collaborazione e gestione di viaggi e spese, come Concur, Slack, Jira o Confluence e Zoom.
- Ottime capacità di comunicazione orale e scritta.
- Integrità e buon giudizio nel trattare informazioni sensibili, proprietarie e riservate.
- Iniziativa, buon giudizio e capacità di portare a termine il lavoro in autonomia.
- Sangue freddo sotto pressione e approccio flessibile e orientato alle soluzioni.
- Le offerte di lavoro sono subordinate a una verifica dei precedenti.
Benefit
- Possibilità di ricevere un bonus
- Partecipazione azionaria
- Copertura sanitaria completa
- Copertura odontoiatrica
- Copertura oculistica
- Modalità di lavoro flessibile rispetto alla sede, soggetta a restrizioni geografiche e ai requisiti del ruolo
- Adeguamenti ragionevoli per le persone qualificate con disabilità