Questex is een informatie- en evenementenbedrijf dat actief is binnen de experience economy. Het portfolio omvat fysieke en digitale conferenties, vakbeurzen, nieuwsbrieven, websites en contentmarketingprogramma’s voor professionals en leveranciers in sectoren zoals gezondheidszorg, hospitality, reizen, belevingstechnologie en wellness. Met live-evenementen, digitale communities, doelgroepgerichte benadering en analyses helpt Questex marktdeelnemers relevante producten te vinden, expertise uit te wisselen en commerciële connecties op te bouwen.
Senior Manager Evenementenoperaties – Op afstand, Verenigde Staten
Leid logistiek, leveranciers, veiligheid, budgetten en productie voor Questex-evenementen met 500 tot 5.000 deelnemers. Deze fulltimefunctie op afstand in de VS gebruikt Cvent en Smartsheet om complexe live-ervaringen te coördineren.
Beschrijving
- Leid logistiek, leverancierscoördinatie en uitvoering voor grote Questex-evenementen met 500 tot 5.000 deelnemers en budgetten tot 2 miljoen Amerikaanse dollar.
- Coördineer operationele communicatie door deadlines te delen, wijzigingen in workflows te monitoren en vereisten van het showteam over afdelingen heen te verspreiden.
- Stel gedetailleerde werkorderschema's en tijdlijnen op en onderhoud deze in Smartsheet voor live, afdelingsoverschrijdende zichtbaarheid.
- Treed op als het belangrijkste operationele aanspreekpunt voor locaties en decoratieaannemers.
- Coördineer facilitaire en nutsvoorzieningen, waaronder elektriciteit, internet, loodgieterswerk, rigging en ondersteuning door decorateurs.
- Geef leiding aan de niet-gesponsorde uitvoering voor activaties, Show Management-ruimtes en avondprogramma's.
- Beheer externe partners die bloemendiensten, vervoer, decoratie en beveiligingsdiensten leveren.
- Stel gezondheids-, veiligheids- en beveiligingsplannen voor evenementen op en voer deze uit.
- Bevorder duurzaamheidsprogramma's door voortdurende meting en rapportage.
- Rond bestellingen voor eten en drinken af en controleer Banquet Event Orders.
- Beheer hotelkamerblokken via Cvent wanneer dat nodig is.
- Houd toezicht op factuurworkflows en budgetbeheersing voor evenementenoperaties.
- Geef leiding aan het volledige productie-, plaatsings- en beheerproces voor bewegwijzering op evenementen.
- Werk samen met interne belanghebbenden, showmanagement en externe leveranciers om complexe activaties en avondevenementen te realiseren.
Vereisten
- Aantoonbare ervaring met het managen van complexe live-evenementen, doorgaans met ten minste vijf jaar ervaring en aantallen van 500 tot 5.000 deelnemers.
- Praktische ervaring met Cvent voor registratie, hotelaccommodatie en deelnemersadministratie.
- Praktische ervaring met Smartsheet voor projectmanagement, operationele monitoring en planningscoördinatie.
- Ervaring met het toezicht houden op en afstemmen van operationele budgetten tot 2 miljoen Amerikaanse dollar.
- Uitgebreide kennis van bestellingen voor locatievoorzieningen, algemene dienstverleners zoals GES, rigging, internet en telecommunicatie, en gezondheids- en veiligheidseisen.
- Ervaring met het verwerken van facturen, het afstemmen van financiën en het controleren van Banquet Event Orders.
- Zeer effectieve communicatie met meerdere teams en functies.
- Nauwgezette aandacht voor detail en het vermogen om zich tijdens stressvolle live-evenementen snel aan te passen.
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
- Toewijding aan diversiteit, inclusie en verbondenheid.
- Beschikbaarheid voor incidenteel avond- en vakantiewerk.
- Toestemming om in de Verenigde Staten te werken zonder huidige of toekomstige sponsoring.
- Questex kan geen visumsponsoring bieden.
Voordelen
- 15 tot 20 vakantiedagen, afhankelijk van het aantal dienstjaren.
- 12 betaalde feestdagen.
- Medische, tandheelkundige, visuele, levens- en andere gezondheids- en welzijnsvoorzieningen.
- FitOn Health-lidmaatschap met toegang tot digitale wellnesslessen in het premiumaanbod.
- Cariloop-lidmaatschap om medewerkers te helpen bij het organiseren van zorgtaken.
- Ouderschapsverlof.
- Online leerbibliotheek met meer dan 16.000 cursussen voor de ontwikkeling van medewerkers.
- Ondersteuning voor mentale gezondheid via Talkspace en het Employee Assistance Program.
- 401(k)-regeling met werkgeversbijdragen en educatieve webinars van de aanbieder van de regeling.
- Missiegerichte cultuur met een enthousiast, professioneel team.
- Balans tussen werk en privé.
- Partnerkortingen.
- Flexibele, aanpasbare werkomgeving.
- Mogelijkheid om op afstand te werken.