Questex è un’azienda di informazione ed eventi al servizio dell’economia dell’esperienza. Il suo portafoglio riunisce conferenze in presenza e digitali, fiere commerciali, newsletter, siti web e programmi di content marketing per professionisti e fornitori di settori tra cui sanità, ospitalità, viaggi, tecnologia esperienziale e benessere. Attraverso eventi dal vivo, comunità digitali, targeting del pubblico e analisi dei dati, Questex aiuta gli operatori di questi settori a trovare prodotti pertinenti, condividere competenze e creare relazioni commerciali.
Responsabile senior delle operazioni per eventi - da remoto, Stati Uniti
Gestisci logistica, fornitori, sicurezza, budget e produzione degli eventi Questex per 500-5.000 partecipanti. Questo ruolo a tempo pieno da remoto negli Stati Uniti utilizza Cvent e Smartsheet per coordinare esperienze dal vivo complesse.
Descrizione
- Gestire la logistica, il coordinamento dei fornitori e la realizzazione dei principali eventi Questex per 500-5.000 partecipanti, con budget fino a 2 milioni di dollari.
- Coordinare le comunicazioni operative condividendo le scadenze, monitorando le modifiche ai flussi di lavoro e distribuendo i requisiti del team dell'evento tra i reparti.
- Creare e mantenere programmi e tempistiche dettagliati degli ordini di lavoro in Smartsheet per garantire visibilità operativa trasversale in tempo reale.
- Essere il principale contatto operativo per le sedi e gli appaltatori di allestimenti.
- Coordinare i servizi della struttura e delle utenze, inclusi elettricità, internet, impianti idraulici, rigging e supporto agli allestimenti.
- Dirigere la realizzazione non sponsorizzata di attivazioni, spazi di gestione dell'evento e programmi serali.
- Gestire i partner esterni che forniscono servizi floreali, di trasporto, decorazione e sicurezza.
- Creare e attuare piani di salute e sicurezza e di security per gli eventi.
- Promuovere i programmi di sostenibilità attraverso misurazioni e report continui.
- Completare gli ordini di cibo e bevande e verificare i Banquet Event Orders.
- Amministrare i blocchi di camere d'albergo tramite Cvent quando necessario.
- Supervisionare i flussi di lavoro delle fatture e il controllo del budget delle operazioni per eventi.
- Dirigere l'intero processo di produzione, posizionamento e gestione della segnaletica dell'evento.
- Collaborare con gli stakeholder interni, la gestione dell'evento e i fornitori esterni per realizzare attivazioni complesse ed eventi serali.
Requisiti
- Esperienza comprovata nella gestione di eventi dal vivo complessi, generalmente con almeno cinque anni di esperienza e un numero di partecipanti compreso tra 500 e 5.000.
- Esperienza pratica con Cvent per registrazioni, gestione degli alloggi alberghieri e amministrazione dei partecipanti.
- Esperienza pratica con Smartsheet per la gestione dei progetti, il monitoraggio operativo e il coordinamento dei programmi.
- Esperienza nella supervisione e nella riconciliazione di budget operativi fino a 2 milioni di dollari.
- Solida conoscenza degli ordini per le utenze delle sedi, dei general service contractor come GES, del rigging, di internet e delle telecomunicazioni e dei requisiti di salute e sicurezza.
- Esperienza nell'elaborazione delle fatture, nella riconciliazione finanziaria e nella revisione dei Banquet Event Orders.
- Comunicazione altamente efficace tra più team e funzioni.
- Massima attenzione ai dettagli e capacità di adattarsi rapidamente durante eventi dal vivo ad alta pressione.
- Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale.
- Impegno a favore della diversità, dell'inclusione e del senso di appartenenza.
- Disponibilità a lavorare occasionalmente di sera e nei giorni festivi.
- Autorizzazione a lavorare negli Stati Uniti senza sponsorizzazione attuale o futura.
- Questex non può fornire sponsorizzazione per il visto.
Benefit
- Da 15 a 20 giorni di ferie, in base all'anzianità di servizio.
- 12 giorni festivi retribuiti.
- Benefit medici, dentistici, oculistici, assicurazione sulla vita e altri benefit per la salute e il benessere.
- Abbonamento FitOn Health con accesso a lezioni digitali premium di benessere.
- Abbonamento Cariloop per aiutare i dipendenti a gestire le responsabilità di assistenza.
- Congedo parentale.
- Biblioteca di apprendimento online con oltre 16.000 corsi di sviluppo per i dipendenti.
- Supporto per la salute mentale tramite Talkspace e il Programma di assistenza ai dipendenti.
- Piano 401(k) con contributi integrativi e webinar formativi del fornitore del piano.
- Cultura orientata alla missione, con un team entusiasta e professionale.
- Equilibrio tra vita professionale e vita privata.
- Sconti dei partner.
- Ambiente di lavoro flessibile e adattabile.
- Modalità di lavoro da remoto.