De regering van Alberta is het provinciale overheidsbestuur dat gemeenschappen in heel Alberta, Canada, bedient. Haar werkzaamheden omvatten essentiële gebieden zoals gezondheidszorg, onderwijs, landbouwondersteuning, openbare veiligheid, voorbereiding op noodsituaties, economische ontwikkeling, gezinsprogramma’s en milieubescherming. Als grote organisatie in de publieke sector brengt zij teams samen die verantwoordelijk zijn voor beleidsontwikkeling, dienstverlening en het uitvoeren van programma’s die inwoners en de bredere sociale en economische behoeften van de provincie ondersteunen.
Directieassistent, kapitaalprogramma's voor huisvesting
Ondersteun de directeur van de kapitaalprogramma's voor huisvesting met directiecoördinatie, afdelingsadministratie, financiële administratie en personeelszaken.
Beschrijving
- Administratieve ondersteuning bieden aan de directeur van de kapitaalprogramma's voor huisvesting.
- Agenda's, vergaderingen, reizen, correspondentie, rapporten en briefingmateriaal coördineren.
- Agenda's voor vergaderingen opstellen en uitkomsten vastleggen om besluitvorming en opvolging te ondersteunen.
- De administratie van de afdeling en het kantoor beheren, waaronder de financiële administratie en archivering.
- Werkprocessen verbeteren met digitale workflowsystemen.
- Facturen en declaraties verwerken.
- Personeelsplanning en HR-activiteiten coördineren.
- De voorraad kantoorbenodigdheden van de afdeling beheren.
- Afdelingen met elkaar verbinden om administratieve kwesties op te lossen en de efficiëntie te verbeteren.
- Administratieve medewerkers binnen de afdeling aansturen en coördineren.
- Medewerkers begeleiden bij beleid en effectieve werkwijzen.
- Regelmatige vergaderingen leiden en het werk coördineren.
- De invoering van nieuwe systemen en processen ondersteunen.
- Een samenwerkingsgerichte, oplossingsgerichte werkomgeving opbouwen die aansluit bij de doelen van de afdeling.
Vereisten
- Diploma middelbaar onderwijs en drie jaar relevante werkervaring.
- Relevante opleiding of werkervaring kan één op één worden vervangen.
- Goede computervaardigheden, waaronder Microsoft 365, SharePoint en Adobe.
- Ervaring met virtuele vergaderplatforms zoals MS Teams en Webex.
- Praktische kennis van kantooradministratiesystemen en -procedures.
- Sterke organisatorische vaardigheden en goed tijdmanagement.
- Vermogen om concurrerende prioriteiten in een gevarieerde, snelle werkomgeving te beoordelen en te ordenen.
- Uitstekende sociale vaardigheden.
- Goed beoordelingsvermogen en in staat om zelfstandig beslissingen te nemen en problemen op te lossen.
- Sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
- Moet bevoegd zijn om in Canada te werken en in Alberta wonen.
- Voor indiensttreding moet een uitgebreide veiligheidsscreening worden afgerond.
Voordelen
- Pensioenregeling voor overheidsmedewerkers (PSPP).
- Arbeidsvoorwaarden van de overheid van Alberta.
- Mogelijkheden voor professionele scholing en ontwikkeling.
- Positieve werkcultuur en een goede balans tussen werk en privé.