事務スペシャリスト
サウスフロリダ大学の管理職を支援し、連絡調整、予定管理、購買、給与、出張、報告書作成、プログラム支援など、複雑な事務運営を担います。
仕事内容
- 購買、人事、施設、管理業務、専門プログラムに関する問い合わせに対応します。
- 方針を説明し、質問に答え、可能な場合は自ら問題を解決します。
- 内容を編集し、図表やデザイン要素を加えてプレゼンテーションを作成します。
- 必要に応じて基本的なウェブコンテンツを作成します。
- 書簡、覚書、広報資料、フォーム、ニュースレター、マニュアル、報告書を作成します。
- 報告書やプレゼンテーション用に基本的な統計計算を行います。
- 部門長や管理職の会議・面談を計画し、優先順位を付けて日程調整します。
- 日々の予定管理を行います。
- 助成金申請を支援し、助成金や契約に関する情報を提供します。
- 品目の調査、見積もりの取得、大学システムへの情報入力、発注書の受領、購買カード記録の管理を通じて購買業務を支援します。
- 給与の準備または確認、休暇の追跡、任用書類の処理など、人事・給与業務を支援します。
- 職員の出張を手配し、出張費の精算を調整します。
- 情報や記録を調査、集約、管理、更新します。
- 所属部門の使命と運営を支えるその他の事務業務を行います。
応募要件
- 高等学校卒業または同等の資格。
- オフィス業務または事務支援の経験が4年以上。
- 関連する大学課程の履修、または職業・技術訓練は、同等の割合で必要な経験の代替として認められる場合があります。
- OASIS、FAST、GEMSなどのリレーショナルデータベースを調査し、データを抽出できること。
- ワープロ、表計算、プレゼンテーションソフトなどの標準的なデスクトップアプリケーションを中級から上級レベルで扱えること。
- 連絡業務や機密情報の取り扱いにおいて適切な判断力を備えていること。
- 米国の就労資格要件を満たすこと。
福利厚生
- 医療、歯科、生命保険の保障。
- 選択可能な退職年金制度。
- 従業員および扶養家族向けの学費プログラム。
- 充実した休暇制度。
- 従業員向け特典や割引。
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