USF Health — академічне та клінічне підприємство Університету Південної Флориди, зосереджене на охороні здоров’я та об’єднуюче медичну освіту й підготовку фахівців у сфері охорони здоров’я, допомогу пацієнтам і трансляційні біомедичні дослідження. Команди підрозділу підтримують ініціативи у сфері громадського здоров’я, надають клінічні послуги та розвивають інновації, які можуть сприяти появі нових методів лікування й запатентованих відкриттів. Завдяки цій інтегрованій роботі USF Health сприяє покращенню показників здоров’я в регіоні Тампа-Бей та за його межами, а також створює можливості у сфері охорони здоров’я, освіти, досліджень і суміжних професійних напрямів.
Фахівець з адміністративної підтримки
Підтримка керівників Університету Південної Флориди у складній офісній координації: комунікації, календарі, закупівлі, нарахування зарплати, поїздки, звітність і супровід програм.
Опис
- Опрацьовувати запити щодо закупівель, персоналу, приміщень, адміністративних питань і спеціалізованих програм.
- Пояснювати правила, відповідати на запитання та, де це можливо, самостійно вирішувати проблеми.
- Готувати презентації: редагувати матеріали й додавати графічні та дизайнерські елементи.
- За потреби створювати базовий вебконтент.
- Складати листи, службові записки, рекламні матеріали, форми, інформаційні бюлетені, посібники та звіти.
- Виконувати базові статистичні обчислення для звітів і презентацій.
- Планувати, визначати пріоритети та призначати зустрічі й прийоми для директорів і керівництва.
- Вирішувати поточні питання ведення календарів.
- Допомагати готувати грантові заявки та надавати інформацію про гранти й контракти.
- Підтримувати закупівлі: досліджувати товари, отримувати цінові пропозиції, вносити дані до університетських систем, отримувати замовлення на закупівлю та вести облік операцій за P-Card.
- Допомагати з кадровими завданнями та нарахуванням зарплати, зокрема готувати або засвідчувати відомості, відстежувати відпустки й оформлювати документи про призначення.
- Організовувати поїздки працівників і координувати відшкодування витрат на відрядження.
- Шукати, збирати, зберігати й оновлювати інформацію та записи.
- Виконувати інші адміністративні обов’язки на підтримку завдань і роботи підрозділу.
Вимоги
- Диплом про середню освіту або еквівалент.
- Щонайменше чотири роки досвіду офісної чи адміністративної підтримки.
- Відповідні курси в коледжі або професійна чи технічна підготовка можуть замінити необхідний досвід у рівноцінному обсязі.
- Уміння шукати й отримувати дані з реляційних баз даних, таких як OASIS, FAST і GEMS.
- Середній або просунутий рівень володіння стандартними офісними програмами, зокрема текстовими редакторами, електронними таблицями та програмами для презентацій.
- Здатність обачно працювати з кореспонденцією та конфіденційною інформацією.
- Необхідно відповідати вимогам США щодо права на працевлаштування.
Переваги
- Медичне, стоматологічне страхування та страхування життя.
- Варіанти пенсійного плану.
- Програми оплати навчання для працівників та їхніх утриманців.
- Тривала оплачувана відпустка.
- Пільги та знижки для працівників.