Desjardins on pohjoisamerikkalainen finanssiosuuskunta, joka palvelee yksityishenkilöitä, yrityksiä ja yhteisöjä eri puolilla Kanadaa. Sen palveluihin kuuluvat henkilö- ja yrityspankkipalvelut, luottokortit, asuntolainat, lainat, säästämisen ja sijoittamisen ratkaisut sekä auto- ja kotivakuutukset. Organisaatio yhdistää rahoitus- ja vakuutuspalvelut osuuskuntamalliin, joka antaa jäsenille mahdollisuuden osallistua päätöksentekoon, ja painottaa samalla vastuullista sijoittamista, paikallisen talouden tukemista, yhteisötoimintaa ja nuorten kehittämistä.
Hallintoassistentti
Tuet Desjardinsin vakuutusten myöntämisen ja asiakasvalitusten käsittelyn tiimejä johdon, kokousten, budjetoinnin ja asiakirjojen hallinnassa. Hybridiroolissa tuet Québecissä ja Ontariossa toimivia tiimejä.
Kuvaus
- Tuet esihenkilöitä kokouslistojen, puheluiden ja sähköpostien jälkiseurannassa
- Hoidat sisäisiä hallintotehtäviä, kuten koontinäyttöjä, kulutilejä, tarvikkeita, suoritusarviointien suunnittelua sekä työntekijöiden perehdytystä ja työsuhteen päättämiseen liittyviä järjestelyjä
- Suunnittelet johtoryhmän kokouksia ja muita tapaamisia sekä osallistut niihin
- Laadit kokousyhteenvetoja ja pöytäkirjoja sekä seuraat jatkotoimia
- Avustat johtoryhmää asiakkaiden tyytymättömyyteen liittyvissä hallinnollisissa asioissa
- Järjestät tiimikokouksia, toimikuntien tapaamisia, matkoja ja suhdetoimintaa
- Osallistut vuosibudjetin valmisteluun ja seuraat sen toteutumista poikkeama-analyyseillä ja selvityksillä
- Luonnostelet, muotoilet, päivität, tuotat ja tarkistat useiden osastojen asiakirjoja
- Tarjoat hallinnollista ja sihteerin tukea johtajalle ja yksikön kollegoille
- Koordinoit, suunnittelet ja asetat johtamistehtäviä tärkeysjärjestykseen
- Teet yhteistyötä useiden keskeisten kumppaneiden kanssa
Vaatimukset
- Soveltuvan alan ammattikoulututkinto
- Vähintään kolmen vuoden soveltuva työkokemus
- Myös vaihtoehtoinen yhdistelmä koulutusta ja soveltuvaa työkokemusta voidaan hyväksyä
- Edistynyt ranskan kielen suullinen ja kirjallinen taito
- Keskitason tai edistynyt englannin kielen taito
- Microsoft 365 -ohjelmistojen keskitason tai edistynyt osaaminen
- Kyky tarjota hallinnollista ja sihteerin tukea
- Kyky hallita kokouslistoja, puheluita, sähköposteja, koontinäyttöjä, kuluja, varastoja ja tarvikkeita
- Kyky suunnitella johtoryhmän kokouksia ja muita tapaamisia, osallistua niihin sekä laatia yhteenvetoja ja pöytäkirjoja
- Kyky tukea budjetin valmistelua ja seurantaa sekä poikkeama-analyysejä ja niiden selvityksiä
- Aloitteellisuus ja toimeen tarttuminen
- Tehokas viestintä
- Asiakaslähtöisyys
- Erilaisuuden arvostaminen
- Hyvät vuorovaikutustaidot
- Nopea oppimiskyky
- Suunnittelu- ja yhteensovittamistaidot
- Tilanteisiin sopeutumiskyky
Edut
- Kilpailukykyinen palkka ja vuosibonus
- Neljä viikkoa joustavasti pidettävää lomaa ensimmäisestä vuodesta alkaen
- Etuuspohjainen eläkejärjestelmä, joka tarjoaa ennakoitavan ja vakaan eläketulon
- Ryhmävakuutus, johon sisältyy etälääkäripalvelu
- Korvaus terveys- ja hyvinvointikuluista