1 – 10 Mitarbeitende
BildungThe Ohio State University, Main Campus ist eine öffentliche Forschungsuniversität in Columbus, Ohio, die 1870 gegründet wurde. Ihre akademische Gemeinschaft umfasst Bachelor-, Master- und berufliche Studiengänge sowie Forschungsinitiativen und Partnerschaften, die Studierende, Lehrende und Kooperationspartner aus der Wirtschaft miteinander verbinden. Die Universität unterstützt außerdem das Campusleben mit akademischen, Freizeit- und Gesundheitsangeboten und fördert gesellschaftliches Engagement, die Entwicklung von Führungskompetenzen sowie ein inklusives Umfeld an ihren Standorten in Ohio.
Verwaltungsassistenz III, Kardiovaskuläre Medizin — Ohio State (Hybrid)
Unterstützung der Lehrkräfte, Advanced Practice Provider und Fellowship-Programme der kardiovaskulären Medizin an der Ohio State in administrativen und betrieblichen Belangen. Koordination von Terminplanung, medizinischer Hochschulausbildung, Reisen, Personalwesen, Finanzen und Abteilungsabläufen.
Beschreibung
- Umfassende administrative, betriebliche und geschäftliche Unterstützung für 21 Lehrkräfte und Advanced Practice Provider der kardiovaskulären Medizin leisten
- Klinische Einsätze in QGenda, IHIS und Outlook pflegen
- Urlaubsanträge von Ärztinnen und Ärzten sowie die Eröffnung und Schließung von Sprechstunden verwalten
- Spesenabrechnungen für Ärztinnen und Ärzte innerhalb der vorgeschriebenen Frist von 60 Tagen erstellen und einreichen
- Geschäftsreisen, Ausgabengenehmigungen und zugehörige Unterlagen koordinieren
- Onboarding, Offboarding und Rollenwechsel von Lehrkräften und Mitarbeitenden unterstützen
- Kalender, Kommunikation, Besprechungen, Konferenzen, Workshops und besondere Veranstaltungen organisieren
- Tagesordnungen und Besprechungsunterlagen erstellen, Protokoll führen und die anschließende Kommunikation verwalten
- Anforderungen an Einrichtungen und Arbeitsplätze für Lehrkräfte und Mitarbeitende im Bereich Herzinsuffizienz unterstützen
- Abläufe für die Fellowship-Programme für Bildgebung und Kardioonkologie koordinieren
- Medizinische Hochschulausbildung, Programmqualität, Akkreditierung, Berichterstattung und Lehrkräftebewertungen unterstützen
- Finanzielle Aktivitäten sowie Aktivitäten in den Bereichen Personalwesen, Öffentlichkeitsarbeit und Marketing, Einrichtungen und Flächen koordinieren
- Administrative Richtlinien und Verfahren umsetzen, bewerten und aktualisieren
- Informationen für Abteilungsberichte, strategische Planung und Entscheidungsfindung recherchieren und zusammenstellen
- Reisen, eRequest und Personalmaßnahmen initiieren und als Verbindung zu Universitätsstellen und externen Behörden fungieren
- Tägliche Aufgabenpläne für Advanced Practice Provider erstellen
- Bei Rekrutierung, Einstellung, Schulung, Leistungsmanagement, Arbeitslastplanung und Empfehlungen zur Personalbesetzung unterstützen
Anforderungen
- Erfahrung in der administrativen, betrieblichen oder geschäftlichen Unterstützung in der kardiovaskulären Medizin, Forschung, Verwaltung von Advanced Practice Providern oder Fellowship-Programmen
- Sicherer Umgang mit der präzisen Pflege klinischer Einsätze in QGenda, IHIS und Outlook
- Fähigkeit, klinische Zeitpläne, Kalender, Besprechungen, Konferenzen, Workshops, Veranstaltungen, Reisen und Unterkünfte zu koordinieren
- Fähigkeit, Spesenabrechnungen und Erstattungsanträge fristgerecht zu erstellen
- Verständnis administrativer Prozesse in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Öffentlichkeitsarbeit und Marketing, Einrichtungen und Flächen
- Fähigkeit, administrative Richtlinien und Verfahren umzusetzen, zu bewerten und zu überarbeiten
- Fähigkeit, Informationen für komplexe Abteilungsberichte und die strategische Planung zu recherchieren, zu erfassen und zu strukturieren
- Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit mit Universitätsstellen, Lehrkräften, Mitarbeitenden und externen Behörden
- Fähigkeit, Programme der medizinischen Hochschulausbildung und Akkreditierungsanforderungen zu unterstützen
- Fähigkeit, zur Rekrutierung, Einstellung, Schulung und zum Leistungsmanagement beizutragen
- Bewerberinnen und Bewerber der engeren Auswahl müssen eine Hintergrundüberprüfung erfolgreich absolvieren
- Verfügbarkeit für eine 40-Stunden-Woche in der ersten Schicht
Zusatzleistungen
- Reguläre Stelle
- 40 geplante Arbeitsstunden pro Woche
- Arbeitszeit in der ersten Schicht
- Hintergrundüberprüfung für Bewerberinnen und Bewerber der engeren Auswahl erforderlich
- Nach einem Angebot können ein Drogentest oder eine körperliche Untersuchung erforderlich sein
- Arbeitgeber mit Chancengleichheit, einschließlich für Veteraninnen und Veteranen sowie Menschen mit Behinderungen