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Grainger ist ein breit aufgestellter Distributor, der Unternehmen in Nordamerika, Japan und dem Vereinigten Königreich beliefert. Das Unternehmen konzentriert sich auf Produkte und Dienstleistungen für Wartung, Reparatur und Betrieb. Rund 2 Millionen Artikel sind direkt verfügbar, während über die Online-Plattformen Zugriff auf Millionen weitere Produkte besteht. Grainger unterstützt mehr als 4,5 Millionen Kunden und verbindet Vertriebskompetenz, Kundenservice und Technologie, damit Unternehmen wichtige Materialien verwalten und ihren Betrieb aufrechterhalten können.
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Senior Executive Assistant – Grainger – Santa Ana, CA

Unterstützung der MRO-Vertriebs- und Lagertechnologie-Teams von Grainger in Santa Ana auf Senior-Ebene bei administrativen Aufgaben und dem Betrieb vor Ort. Verwaltung von Führungskräftekalendern, Reisen, Veranstaltungen, vertraulicher Kommunikation und der Koordination des Arbeitsplatzes.

USVereinigte StaatenCAKalifornien
90.000 $ – 100.000 $ / Jahr
Vor OrtVollzeitSeniorErforderliche Sprache: EnglischAssistenz der Geschäftsleitung

Beschreibung

  • Komplexe Kalender, Terminplanung und Besprechungen für Führungskräfte verwalten
  • Inlands- und Auslandsreisen einschließlich Reiseplänen, Unterkünften und Spesenabrechnungen organisieren
  • Präsentationen, Berichte, Tagesordnungen und Kommunikation für Führungskräfte erstellen
  • Unterlagen für Führungskräftemeetings vorbereiten, Aktionspunkte dokumentieren und die fristgerechte Nachverfolgung sicherstellen
  • Sensible und vertrauliche Informationen schützen
  • Sonderprojekte und bereichsübergreifende Initiativen unterstützen
  • Als zentrale Ansprechperson für den täglichen Bürobetrieb fungieren
  • Lieferanten, Anfragen an die Gebäudeverwaltung, Wartungsarbeiten und Arbeitsplatzservices koordinieren
  • Büromaterial, Bestände und Ausstattung verwalten
  • Onboarding-Logistik, Vorbereitung der Arbeitsplätze und Büroeinführungen koordinieren
  • Meetings vor Ort, Teamveranstaltungen, Aktivitäten zur Mitarbeitereinbindung und Besucherarrangements planen
  • Für einen organisierten, einladenden und produktiven Arbeitsplatz sorgen
  • Mit Führungskräften Aktivitäten koordinieren und administrative Prozesse verbessern
  • Budgetverfolgung, Bestellungen, Rechnungen und Spesenverwaltung unterstützen
  • Effektive Beziehungen zu internen Stakeholdern und externen Partnern aufbauen
  • Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz und Verbesserung der Teamabläufe identifizieren

Anforderungen

  • Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung von Führungskräften oder leitenden Angestellten
  • Nachweisliche Fähigkeit, in einem dynamischen und schnelllebigen Umfeld konkurrierende Prioritäten zu verwalten
  • Ausgeprägte Organisations-, Zeitmanagement- und Problemlösungsfähigkeiten
  • Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, einschließlich Outlook, PowerPoint, Excel und Teams
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Urteilsvermögen und die Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln
  • Erfahrung im Büromanagement oder im Betrieb von Arbeitsplätzen wünschenswert
  • Erfahrung in der Unterstützung von Technologie-, Engineering- oder schnell wachsenden Geschäftsteams wünschenswert
  • Ausgeprägte Erfahrung in Projektkoordination und Veranstaltungsplanung wünschenswert
  • Bachelorabschluss oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Erfahrung wünschenswert

Zusatzleistungen

  • Kranken-, Zahn-, Augen- und Lebensversicherung ab dem ersten Beschäftigungstag
  • Sechs kostenlose Sitzungen pro Jahr bei einer lizenzierten Therapeutin oder einem lizenzierten Therapeuten
  • 18 bezahlte freie Tage pro Jahr für Vollzeitbeschäftigte
  • Sechs bezahlte Feiertage pro Jahr
  • Unternehmensbeitrag zu 401(k) in Höhe von 6 % bei jeder Gehaltsabrechnung, ohne erforderlichen Eigenbeitrag
  • Mitarbeiterrabattprogramme
  • Erstattung von Studiengebühren
  • Unterstützung bei der Refinanzierung von Studienkrediten
  • Kostenlose Finanzberatung, Bildungsangebote und Tools
  • Unterstützungsprogramme für Mütter
  • Leistungen für stillende Mütter
  • Bis zu 14 Wochen bezahlter Urlaub für Eltern nach der Geburt
  • Bis zu vier Wochen bezahlter Urlaub für Eltern, die nicht gebären

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