Paired
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Paired ist ein strategisches Personalvermittlungsunternehmen, das Unternehmen beim Aufbau globaler Teams unterstützt, indem es internationale Fachkräfte sucht, prüft und vorstellt. Die Vermittlung umfasst Positionen von administrativer Unterstützung und Führungsaufgaben bis hin zu Stellen in Marketing, Engineering und Vertrieb. Durch die Übernahme wichtiger Teile des Einstellungsprozesses ermöglicht Paired Unternehmen den Zugang zu qualifizierten internationalen Talenten und unterstützt zugleich ein kosteneffizienteres Wachstum der Belegschaft.

Remote-Datenerfassung und Verwaltungsassistenz – Kolumbien

Remote-Stelle für Datenerfassung und administrative Unterstützung bei einem US-amerikanischen Frischwarenhändler, mit Schwerpunkt auf Aufzeichnungen, Tabellen, Rechnungen und Unternehmenssoftware. Die Position unterstützt die Rechnungsstellung, die Nachverfolgung von Lieferanten und Kunden sowie tägliche Büroabläufe aus Kolumbien.

Beschreibung

  • Informationen sorgfältig zwischen internen Tabellen, QuickBooks und anderen Geschäftssystemen übertragen
  • Datensätze mit hohem Volumen wie Packlisten, Bestellungen, Inventarlisten und Preislisten prüfen, vergleichen und aktualisieren
  • Tracker in Excel und Google Sheets mit SVERWEIS, INDEX/VERGLEICH, SUMMEWENN und Pivot-Tabellen erstellen und verwalten
  • Kundenrechnungen über QuickBooks Enterprise vorbereiten, prüfen und ausstellen
  • Rechnungen und Kontoauszüge per E-Mail an Kunden senden und den Zahlungsfortschritt überwachen
  • Manager und Kollegen bei Verwaltungsaufgaben, Sonderprojekten und zusätzlichen Aufgaben unterstützen
  • Gemeinsame Postfächer überwachen, Nachrichten priorisieren und administrative Prozesse auf Kurs halten
  • Professionelle E-Mails verfassen, bei Lieferanten und Kunden offene Punkte nachverfolgen und dringende Anliegen eskalieren

Anforderungen

  • Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Datenerfassung mit hohem Volumen, Rechnungsstellung oder administrativer Unterstützung
  • Mindestens zwei Jahre Erfahrung mit Microsoft Excel und Word sowie Google-Workspace-Tools einschließlich Docs, Sheets, Gmail und Drive
  • Tippgeschwindigkeit von mindestens 45 Wörtern pro Minute sowie sichere Eingabe über den Ziffernblock
  • Hohe Genauigkeit und Aufmerksamkeit bei längeren, sich wiederholenden Dateneingaben
  • Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld mit wechselnden Prioritäten effektiv zu arbeiten
  • Erfahrung mit QuickBooks oder Bestandsverwaltungssoftware ist wünschenswert
  • Internetverbindung mit mindestens 25 Mbit/s für Downloads und Uploads
  • Vorsorge für Internet- oder Stromausfälle, beispielsweise durch einen mobilen Hotspot oder eine Ersatzverbindung
  • Privater Computer mit einer aktuellen Version von Windows
  • Privates Telefon für Anrufe und Textnachrichten
  • Zuverlässige Verfügbarkeit für die zugewiesene Schicht, einschließlich sonntags
  • Der Einstellungsprozess umfasst Tests zu Tippgeschwindigkeit, Ziffernblockbedienung und Dateneingabefähigkeiten

Zusatzleistungen

  • Arbeiten von überall
  • Vergütung in US-Dollar
  • Einblicke in internationale Marken

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