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GFT Technologies ist ein Technologie- und Digitalisierungsunternehmen, das in den Bereichen Beratung, Versicherungen und Cybersicherheit tätig ist. Die Plattform Cookiebot unterstützt Organisationen dabei, die Einwilligung von Nutzerinnen und Nutzern einzuholen und zu verwalten und gleichzeitig die Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie der DSGVO und des CCPA zu fördern. Die Lösungen des Unternehmens sind auf die Integration in bestehende digitale Umgebungen ausgelegt und werden von mehr als 600.000 Kunden weltweit genutzt, um personenbezogene Daten transparenter und kontrollierter zu verarbeiten.
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Office Manager, Ho-Chi-Minh-Stadt (vor Ort)

Office Manager mit Verantwortung für den täglichen Betrieb des Arbeitsplatzes von GFT Technologies in Ho-Chi-Minh-Stadt. Die Position umfasst Empfang, Gebäudemanagement, Lieferanten, Verbrauchsmaterialien, Gebäudekoordination und Mitarbeitersicherheit.

VNVietnamVor OrtVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Gäste, Besucher und externe Partner freundlich empfangen und unterstützen.
  • Während der gesamten Bürozeiten einen sauberen, organisierten und einladenden Empfangsbereich gewährleisten.
  • Besucherzugang, Unterstützung für Besprechungsräume und Empfangsabläufe koordinieren.
  • Mitarbeitende zu Unternehmensrichtlinien für Büro und Arbeitsplatz beraten.
  • Fragen zum Büro beantworten und Mitarbeitende praktisch unterstützen.
  • Büroregeln, Verfahren und Aktualisierungen zum Arbeitsplatz kommunizieren.
  • Den täglichen Bürobetrieb überwachen und Sauberkeit, Funktionalität und Komfort des Arbeitsplatzes sicherstellen.
  • Reinigungsdienstleistungen koordinieren und beaufsichtigen.
  • Büropflanzen verwalten, einschließlich Wartungs- und Ersatzmaßnahmen.
  • Trinkwasser, Taschentücher und andere Verbrauchsmaterialien am Arbeitsplatz überwachen und auffüllen.
  • Bürobedarf bestellen und Lagerbestände sowie Inventaraufzeichnungen verwalten.
  • Probleme bei Einrichtungen und Dienstleistungen erkennen und ihre zeitnahe Behebung koordinieren.
  • Die Anwesenheit von Mitarbeitenden und Besuchern erfassen und melden.
  • Datenanfragen zu Einrichtungen für nichtfinanzielle Berichte bearbeiten.
  • Als primäre Ansprechperson des Büros für die Gebäudeverwaltung fungieren.
  • Parkplätze, Gebäudezugang, Einrichtungen, Wartung, Sicherheit und andere Gebäudedienstleistungen koordinieren.
  • Anweisungen zur Feuerevakuierung, Notfallverfahren und Anforderungen an die Gebäudesicherheit kommunizieren.
  • Notfallsituationen unterstützen und Mitarbeitende gemäß den Unternehmens- und Gebäudeverfahren anleiten.
  • Externe Lieferanten und Dienstleister koordinieren.
  • Dienstleistungsqualität überwachen, Probleme nachverfolgen und Aufzeichnungen zu Bürodienstleistungen, Verbrauchsmaterialien, Lieferanten und wiederkehrenden Anforderungen am Arbeitsplatz führen.

Anforderungen

  • Bereitschaft, fünf Tage pro Woche vor Ort zu arbeiten, hauptsächlich im Empfangsbereich.
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse.
  • Ausgeprägte Serviceorientierung sowie ein professionelles, freundliches und hilfsbereites Auftreten.
  • Proaktive, praxisorientierte Arbeitsweise mit Verantwortungsübernahme für Aufgaben und Problemlösungen.
  • Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, konkurrierende Büroanfragen und Prioritäten zu bewältigen.
  • Sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise sowie starkes Engagement für Arbeitsplatzstandards.
  • Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und effektiv mit HR, Mitarbeitenden, Lieferanten und der Gebäudeverwaltung zusammenzuarbeiten.
  • Frühere Erfahrung in Büroverwaltung, Empfang, Workplace- oder Facility-Koordination, Hotellerie oder einer vergleichbaren kundenorientierten Tätigkeit ist wünschenswert.

Zusatzleistungen

  • Die Ausschreibung enthält keine Angaben zu Zusatzleistungen, Vergünstigungen oder zusätzlicher Vergütung.

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