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Gerente de oficina, Ciudad Ho Chi Minh (presencial)
Gerente de oficina responsable del funcionamiento diario del lugar de trabajo de GFT Technologies en Ciudad Ho Chi Minh. El puesto abarca recepción, instalaciones, proveedores, suministros, coordinación del edificio y seguridad de los empleados.
Descripción
- Dar la bienvenida a huéspedes, visitantes y socios externos, ofreciendo una atención cordial.
- Mantener un área de recepción limpia, organizada y acogedora durante todo el horario de oficina.
- Coordinar el acceso de visitantes, el apoyo a las salas de reuniones y la organización de la recepción.
- Asesorar a los empleados sobre las políticas de oficina y del lugar de trabajo de la empresa.
- Responder a preguntas relacionadas con la oficina y proporcionar apoyo práctico a los empleados.
- Comunicar las normas, los procedimientos y las actualizaciones del lugar de trabajo.
- Supervisar los servicios diarios de la oficina y mantener la limpieza, funcionalidad y comodidad del lugar de trabajo.
- Coordinar y supervisar los servicios de limpieza.
- Gestionar las plantas de la oficina, incluidos su mantenimiento y los acuerdos de sustitución.
- Supervisar y reponer el agua potable, los pañuelos y otros consumibles del lugar de trabajo.
- Solicitar material de oficina y mantener los niveles de existencias y los registros de inventario.
- Identificar problemas de instalaciones y servicios, y coordinar su resolución oportuna.
- Registrar y comunicar la asistencia de empleados y visitantes.
- Completar solicitudes de datos sobre instalaciones para informes no financieros.
- Actuar como contacto principal de la oficina con la administración del edificio.
- Coordinar el estacionamiento, el acceso al edificio, las instalaciones, el mantenimiento, la seguridad y otros servicios del edificio.
- Comunicar las instrucciones de evacuación en caso de incendio, los procedimientos de emergencia y los requisitos de seguridad del edificio.
- Prestar apoyo en situaciones de emergencia y orientar a los empleados de acuerdo con los procedimientos de la empresa y del edificio.
- Coordinar a proveedores y prestadores de servicios externos.
- Supervisar la calidad del servicio, hacer seguimiento de los problemas y mantener registros sobre los servicios de oficina, los suministros, los proveedores y las necesidades recurrentes del lugar de trabajo.
Requisitos
- Disponibilidad para trabajar presencialmente cinco días a la semana, principalmente desde el área de recepción.
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita en inglés.
- Una marcada orientación al servicio al cliente, con una actitud profesional, cordial y servicial.
- Un enfoque proactivo y práctico, con responsabilidad sobre las tareas y la resolución de problemas.
- Sólidas capacidades de organización y gestión del tiempo, incluida la capacidad de gestionar solicitudes y prioridades de oficina simultáneas.
- Gran atención al detalle y firme compromiso con los estándares del lugar de trabajo.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborar eficazmente con Recursos Humanos, empleados, proveedores y la administración del edificio.
- Se prefiere experiencia previa en administración de oficinas, recepción, coordinación del lugar de trabajo o de instalaciones, hostelería o un puesto comparable de atención al cliente.
Beneficios
- La oferta no especifica beneficios, ventajas ni compensación adicional.