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Die Emory University ist eine Forschungsuniversität in Atlanta, Georgia, mit akademischen und berufsbezogenen Studienprogrammen in den Bereichen Geistes- und Kunstwissenschaften, Naturwissenschaften, Wirtschaft, Recht und Medizin. Ihre Arbeit verbindet Bildung mit Gesundheitsversorgung und wissenschaftlicher Forschung und vereint Lehre, Wissensgewinnung und gesellschaftliches Engagement in einem breit aufgestellten universitären Umfeld.
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Stellen im Unternehmen

Befristete/r Assistent/in der Geschäftsleitung – Emory University

Unterstützung des Dekans und der stellvertretenden Dekanin der LGS an der Emory University bei Terminplanung, Reisen, Briefings, Sitzungen, Budgets und Bereichsinitiativen. Koordination von Büroabläufen, Kommunikation, Projekten und administrativen Prioritäten in einer hybriden Position.

USVereinigte StaatenHybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Überwachung der täglichen Abläufe im Büro des LGS-Dekans
  • Bereitstellung administrativer Unterstützung auf Führungsebene für den Dekan und die stellvertretende Dekanin
  • Strategische Organisation von Terminen und Pflege der Kalender der Führungskräfte
  • Organisation komplexer nationaler und internationaler Dienstreisen
  • Erstellung umfassender Briefings in Abstimmung mit den zuständigen Büros
  • Förderung einer effektiven Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
  • Koordination der Logistik für Sitzungen und Konferenzen
  • Erstellung und Nachverfolgung von Budgets und Projektvorschlägen
  • Sammeln und Analysieren von Informationen für Berichte und Präsentationen, einschließlich Diagrammen und Grafiken
  • Koordination der Bürobereitschaft und entsprechender Vorbereitungen
  • Prüfung eingehender Korrespondenz sowie deren Weiterleitung oder Beantwortung nach Bedarf
  • Leitung operativer Sitzungen sowie Erstellung von Empfehlungen und Aktionsplänen
  • Unterstützung bei der Umsetzung und Auslegung organisatorischer Richtlinien und Verfahren
  • Führung und Einsatzplanung von Büro- oder Sekretariatspersonal nach Bedarf
  • Bearbeitung von Unterlagen zu Personalvorgängen sowie Unterstützung bei der Untersuchung und Klärung von Anliegen der Mitarbeitenden
  • Vertretung des Bereichs bei Anfragen, sofern angemessen
  • Laufende sowie vorausschauende Unterstützung bei internen und externen Aufgaben
  • Unterstützung des Dekans bei universitätsweiten und bereichsbezogenen Angelegenheiten, Projekten und Programmen

Anforderungen

  • Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Fach sowie drei Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung oder als leitende/r Sekretär/in oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung, Schulung und Berufserfahrung
  • Erfahrung im Umgang mit verschiedenen Personalcomputer-Softwareanwendungen
  • Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft Office Suite sowie Vertrautheit mit verschiedenen digitalen Plattformen und Verwaltungssystemen
  • Fähigkeit, neue Technologien und Software effizient zu erlernen und einzusetzen
  • Ausgeprägte schriftliche, mündliche und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Hervorragendes Organisationstalent mit einer praktischen und lösungsorientierten Arbeitsweise
  • Fähigkeit, die Bedürfnisse des Dekans vorauszusehen und sich entsprechend vorzubereiten
  • Professionelles Auftreten, gutes Urteilsvermögen und Bereitschaft, Ideen respektvoll zu hinterfragen
  • Eine Schreib- oder Tastaturgeschwindigkeit von 60 korrekt geschriebenen Wörtern pro Minute kann erforderlich sein
  • Wohnsitz im Bundesstaat Georgia
  • Bereitschaft, bei Bedarf zur Emory University zu reisen

Zusatzleistungen

  • Regelmäßige Möglichkeiten zur Arbeit von zu Hause
  • Gleichberechtigte Beschäftigungschancen
  • Angemessene Vorkehrungen stehen qualifizierten Personen mit Behinderungen zur Verfügung

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