Університет Еморі — дослідницький університет в Атланті, штат Джорджія, з академічними та професійними програмами у сферах мистецтва, природничих і гуманітарних наук, бізнесу, права та медицини. Його діяльність поєднує освіту, охорону здоров’я та наукові дослідження, об’єднуючи викладання, створення знань і служіння громаді в широкому університетському середовищі.
Тимчасовий виконавчий адміністративний асистент — Університет Еморі
Підтримуйте декана та заступника декана LGS Університету Еморі в плануванні зустрічей керівництва, поїздках, брифінгах, нарадах, бюджетах і загальноуніверситетських ініціативах. Координуйте роботу офісу, комунікації, проєкти й адміністративні пріоритети в гібридному форматі.
Опис
- Контролювати повсякденну роботу офісу декана LGS
- Надавати адміністративну підтримку високого рівня декану та заступнику декана
- Стратегічно організовувати розклад і вести календарі керівників
- Організовувати складні внутрішні та міжнародні поїздки
- Готувати ґрунтовні брифінги спільно з відповідними підрозділами
- Забезпечувати ефективну комунікацію з внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами
- Координувати логістику нарад і конференцій
- Розробляти та відстежувати бюджети й проєктні пропозиції
- Збирати й аналізувати інформацію для звітів і презентацій, зокрема діаграм і графіків
- Координувати готовність офісу та підготовчі заходи
- Перевіряти вхідну кореспонденцію та за потреби переспрямовувати її або відповідати на неї
- Керувати операційними нарадами й розробляти рекомендації та плани дій
- Допомагати застосовувати й тлумачити організаційні політики та процедури
- За потреби контролювати графіки роботи адміністративного або секретарського персоналу
- Опрацьовувати документи щодо кадрових операцій і допомагати розслідувати та вирішувати питання працівників
- Представляти підрозділ під час відповідей на запити, коли це доречно
- Надавати постійну та перспективну підтримку внутрішнім і зовнішнім дорученням
- Допомагати декану в загальноуніверситетських і дивізіональних питаннях, проєктах і програмах
Вимоги
- Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, комунікацій або спорідненої дисципліни та три роки досвіду в офісному адмініструванні чи роботи старшим секретарем або еквівалентне поєднання освіти, підготовки й досвіду
- Досвід використання різноманітних програмних застосунків для персональних комп’ютерів
- Високий рівень володіння Microsoft Office Suite і знання різних цифрових платформ та адміністративних систем
- Здатність швидко опановувати й упроваджувати нові технології та програмне забезпечення
- Відмінні навички письмової, усної та міжособистісної комунікації
- Виняткові організаторські здібності та практичний підхід, орієнтований на розв’язання проблем
- Здатність передбачати потреби декана й відповідно готуватися
- Професійна впевненість, розсудливість і готовність шанобливо ставити під сумнів ідеї
- Може вимагатися швидкість друку або набору 60 точних слів за хвилину
- Проживання у штаті Джорджія
- Здатність за потреби їздити до Університету Еморі
Переваги
- Регулярні можливості працювати з дому
- Рівні можливості працевлаштування
- Кваліфікованим особам з інвалідністю надаються розумні пристосування