Emory University to uniwersytet badawczy w Atlancie w stanie Georgia, oferujący programy akademickie i zawodowe w dziedzinach sztuki, nauk ścisłych i humanistycznych, biznesu, prawa oraz medycyny. Jego działalność łączy edukację, opiekę zdrowotną i badania naukowe, integrując nauczanie, tworzenie wiedzy oraz służbę społeczności w ramach szerokiego środowiska uniwersyteckiego.
Tymczasowy wykonawczy asystent administracyjny — Emory University
Wspieraj dziekana i prodziekana LGS Emory University w planowaniu spotkań kadry kierowniczej, podróżach, briefingach, zebraniach, budżetach i inicjatywach uczelni. Koordynuj pracę biura, komunikację, projekty i priorytety administracyjne w modelu hybrydowym.
Opis
- Nadzorowanie bieżącego funkcjonowania biura dziekana LGS
- Zapewnianie dziekanowi i prodziekanowi wsparcia administracyjnego na wysokim szczeblu
- Strategiczne organizowanie harmonogramów i prowadzenie kalendarzy kadry kierowniczej
- Organizowanie złożonych podróży krajowych i zagranicznych
- Przygotowywanie szczegółowych briefingów we współpracy z odpowiednimi biurami
- Ułatwianie skutecznej komunikacji z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami
- Koordynowanie logistyki spotkań i konferencji
- Opracowywanie i monitorowanie budżetów oraz propozycji projektów
- Gromadzenie i analizowanie informacji na potrzeby raportów i prezentacji, w tym wykresów i diagramów
- Koordynowanie gotowości biura i przygotowań
- Przeglądanie przychodzącej korespondencji oraz odpowiednie jej przekazywanie lub udzielanie odpowiedzi
- Prowadzenie spotkań operacyjnych oraz przygotowywanie rekomendacji i planów działania
- Pomaganie w stosowaniu i interpretowaniu zasad oraz procedur organizacyjnych
- Nadzorowanie i planowanie pracy personelu administracyjnego lub sekretarskiego, gdy zostanie to powierzone
- Przetwarzanie dokumentacji dotyczącej spraw pracowniczych oraz pomoc w badaniu i rozwiązywaniu problemów pracowników
- Reprezentowanie działu w odpowiedzi na zapytania, gdy jest to właściwe
- Zapewnianie bieżącego i perspektywicznego wsparcia przy zadaniach wewnętrznych i zewnętrznych
- Wspieranie dziekana w sprawach, projektach i programach ogólnouczelnianych oraz wydziałowych
Wymagania
- Wykształcenie wyższe na poziomie licencjackim w zakresie administracji biznesowej, komunikacji lub pokrewnej dyscypliny oraz trzy lata doświadczenia w administracji biurowej lub na stanowisku starszego sekretarza albo równoważne połączenie wykształcenia, szkoleń i doświadczenia
- Doświadczenie w korzystaniu z różnych aplikacji komputerowych
- Zaawansowana znajomość pakietu Microsoft Office oraz różnych platform cyfrowych i systemów administracyjnych
- Umiejętność sprawnego uczenia się i wdrażania nowych technologii oraz oprogramowania
- Bardzo dobre umiejętności komunikacji pisemnej, ustnej i interpersonalnej
- Doskonała organizacja pracy oraz praktyczne podejście ukierunkowane na rozwiązania
- Umiejętność przewidywania potrzeb dziekana i odpowiedniego przygotowania
- Pewność siebie w kontaktach zawodowych, rozwaga i gotowość do pełnego szacunku kwestionowania pomysłów
- Może być wymagana szybkość pisania na poziomie 60 bezbłędnych słów na minutę
- Miejsce zamieszkania w stanie Georgia
- Gotowość do podróży do Emory University w razie potrzeby
Benefity
- Regularne możliwości pracy z domu
- Równe szanse zatrudnienia
- Wykwalifikowane osoby z niepełnosprawnościami mogą korzystać z racjonalnych usprawnień