University of Alberta je javna raziskovalna univerza v Edmontonu v Alberti v Kanadi z več kampusi in več kot ducatom fakultet. Njeno delo povezuje dodiplomsko, podiplomsko in nadaljevalno izobraževanje z raziskavami na področjih umetne inteligence, energetike in okolja, zdravja in dobrega počutja, kmetijstva ter študij staroselskih ljudstev. Univerza podpira podjetništvo, odcepljena podjetja, sodelovanje skupnosti ter partnerstva z industrijo in širšo skupnostjo, hkrati pa služi študentom z vsega sveta. Njena številna delovna sila prispeva k izobraževanju, znanstvenim raziskavam, upravljanju in povezanim univerzitetnim storitvam, s poudarkom na dostopnosti, raznolikosti in pobudah za staroselska ljudstva.
Višji koordinator izvršnega vodstva — University of Alberta (hibridno)
Podpora vodstvu skupnih služb na University of Alberta z operativno podporo izvršnemu vodstvu, strateškimi projekti, usklajevanjem odborov in vodenjem administrativne ekipe.
Opis
- Nadzirati e-pošto, koledar, razporejanje, ponavljajoče se dogodke, seje odborov in strateško razporejanje časa pomočnika podpredsednika
- Pripravljati gradiva za sestanke in dogodke
- Usklajevati urnike z notranjimi in zunanjimi deležniki
- Spremljati mejnike projektov, roke in rezultate
- Pomočniku podpredsednika zagotavljati usmeritve in priporočila o občutljivih zadevah
- Pripravljati in izpopolnjevati korespondenco, memorandume, pisma, poročila, predstavitve, dnevne rede, gradiva za sestanke, zapisnike, evidence izvršnega vodstva in dokumente za razkritje
- Organizirati seje odborov in pomagati pri poročanju odborom upravnega odbora
- Upravljati projekte portfelja, spremljanje in nadaljnje aktivnosti
- Voditi, nadzirati, mentorirati, zaposlovati, usmerjati in podpirati strokovni razvoj administrativne ekipe
- Predstavljati enoto v notranjih finančnih postopkih in spremljati finančne transakcije
- Nadzirati načrtovanje prostorov, rezervacije sejnih sob, zunanje ponudnike in opremo enote
- Posodabljati in vzdrževati vsebino spletnega mesta portfelja
- Zagotavljati zaupnost in profesionalne standarde pri vseh dejavnostih portfelja
Zahteve
- Zaželena sta certifikat iz pisarniške administracije in več kot 7 let izkušenj s podporo višjemu izvršnemu vodstvu
- Upošteva se lahko srednješolska diploma v kombinaciji z enakovredno izobrazbo in več kot 10 leti izkušenj
- Dokazane izkušnje s podporo strateškim pobudam v veliki, kompleksni, sindikalno organizirani organizaciji, po možnosti visokošolski ustanovi
- Odlične organizacijske sposobnosti, sposobnost opravljanja več nalog in reševanja problemov
- Močne vodstvene sposobnosti in izkušnje z vzpostavljanjem ter razvojem visoko uspešnih administrativnih ekip
- Odlične pisne in ustne komunikacijske sposobnosti, vključno s pripravo in urejanjem dokumentov za višje vodstvo
- Napredne sposobnosti kritičnega razmišljanja in odločanja v hitrem okolju z velikim obsegom dela
- Sposobnost nadziranja velikih strateških projektov človeških virov skozi izvedbo in uresničitev
- Znanje Microsoft Office in Google Suite
- Izkušnje s sistemi PeopleSoft HCM/Financials, Google Suite in Adobe Acrobat Pro so prednost
- Sposobnost posodabljanja spletne vsebine po potrebi
- Poznavanje University of Alberta ali primerljive visokošolske ustanove je prednost
- Pisno in ustno dvojezično sporazumevanje v francoščini in angleščini je prednost
Ugodnosti
- Celovit paket ugodnosti
- Letna plača glede na kvalifikacije
- Hibridna ureditev, ki združuje delo na daljavo in delo na lokaciji