University of Alberta to publiczny uniwersytet badawczy w Edmonton w prowincji Alberta w Kanadzie, z kilkoma kampusami i ponad tuzinem wydziałów. Uczelnia łączy kształcenie na poziomie licencjackim, magisterskim, doktorskim i ustawicznym z badaniami w dziedzinach sztucznej inteligencji, energii i środowiska, zdrowia i dobrostanu, rolnictwa oraz studiów nad ludnością rdzenną. Wspiera przedsiębiorczość, tworzenie spółek typu spin-off, zaangażowanie społeczności oraz partnerstwa z przemysłem i szerszym otoczeniem społecznym, kształcąc studentów z całego świata. Jej liczna kadra pracuje w obszarach edukacji, badań naukowych, administracji i powiązanych usług uniwersyteckich, ze szczególnym uwzględnieniem dostępności, różnorodności i inicjatyw na rzecz ludności rdzennej.
Starszy koordynator wykonawczy — University of Alberta (praca hybrydowa)
Wsparcie kierownictwa Shared Services na University of Alberta w zakresie operacji wykonawczych, projektów strategicznych, koordynacji komitetów i zarządzania zespołem administracyjnym.
Opis
- Nadzorowanie poczty elektronicznej, kalendarza, harmonogramów, cyklicznych wydarzeń, posiedzeń komitetów i strategicznego planowania czasu AVP
- Przygotowywanie materiałów informacyjnych na spotkania i wydarzenia
- Uzgadnianie harmonogramów z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami
- Monitorowanie kamieni milowych projektów, terminów i rezultatów
- Przekazywanie AVP wskazówek i rekomendacji w delikatnych sprawach
- Redagowanie i doskonalenie korespondencji, memorandum, listów, raportów, prezentacji, porządków obrad, materiałów na spotkania, protokołów, dokumentacji kierownictwa i dokumentów dotyczących ujawniania informacji
- Organizowanie posiedzeń komitetów i pomoc w raportowaniu dla komitetów Rady
- Zarządzanie projektami portfela, ich monitorowaniem i działaniami następczymi
- Kierowanie zespołem administracyjnym, nadzorowanie go, mentoring, rekrutacja, coaching i wspieranie jego rozwoju zawodowego
- Reprezentowanie jednostki w wewnętrznych procesach finansowych i monitorowanie transakcji finansowych
- Nadzorowanie planowania przestrzeni, rezerwacji sal konferencyjnych, zewnętrznych dostawców i wyposażenia jednostki
- Aktualizowanie i utrzymywanie treści strony internetowej portfela
- Zachowanie poufności i standardów zawodowych we wszystkich działaniach portfela
Wymagania
- Preferowany certyfikat z administracji biurowej i ponad 7 lat doświadczenia we wspieraniu kadry kierowniczej wyższego szczebla
- Rozpatrywane mogą być również osoby z wykształceniem średnim, równoważnym wykształceniem i ponad 10 latami doświadczenia
- Udokumentowane doświadczenie we wspieraniu inicjatyw strategicznych w dużej, złożonej organizacji ze związkami zawodowymi, najlepiej w instytucji szkolnictwa wyższego
- Doskonałe umiejętności organizacyjne, wielozadaniowość i rozwiązywanie problemów
- Silne zdolności przywódcze oraz doświadczenie w budowaniu i rozwijaniu wysokowydajnych zespołów administracyjnych
- Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej, w tym przygotowywania i redagowania dokumentów dla kadry kierowniczej wyższego szczebla
- Zaawansowane umiejętności krytycznego myślenia i podejmowania decyzji w dynamicznym środowisku o dużej liczbie zadań
- Umiejętność nadzorowania dużych strategicznych projektów z zakresu zasobów ludzkich od wdrożenia do realizacji
- Biegłość w obsłudze Microsoft Office i Google Suite
- Doświadczenie z PeopleSoft HCM/Financials, Google Suite i Adobe Acrobat Pro będzie dodatkowym atutem
- Umiejętność aktualizowania treści internetowych w razie potrzeby
- Znajomość University of Alberta lub porównywalnej instytucji szkolnictwa wyższego będzie dodatkowym atutem
- Znajomość języka francuskiego i angielskiego w mowie i piśmie będzie dodatkowym atutem
Benefity
- Kompleksowy pakiet świadczeń
- Roczne wynagrodzenie zależne od kwalifikacji
- Model hybrydowy łączący pracę zdalną i stacjonarną