University of Alberta är ett offentligt forskningsuniversitet i Edmonton i Alberta, Kanada, med flera campus och mer än ett dussin fakulteter. Verksamheten omfattar grundutbildning, forskarutbildning och vidareutbildning samt forskning inom artificiell intelligens, energi och miljö, hälsa och välbefinnande, jordbruk och urfolksstudier. Universitetet främjar entreprenörskap, avknoppningsföretag, samhällsengagemang och partnerskap inom näringslivet och det omgivande samhället, samtidigt som det välkomnar studenter från hela världen. Den stora personalstyrkan bidrar inom utbildning, vetenskaplig forskning, administration och relaterad universitetsservice, med fokus på tillgänglighet, mångfald och initiativ för urfolk.
Senior koordinator för universitetsledning — University of Alberta (hybrid)
Stöd ledningen för Shared Services vid University of Alberta genom verksamhetsstöd för universitetsledningen, strategiska projekt, samordning av kommittéer och ledning av det administrativa teamet.
Beskrivning
- Ansvara för AVP:s e-post, kalender, schemaläggning, återkommande evenemang, kommittémöten och strategiska tidsplanering
- Ta fram briefingunderlag för möten och evenemang
- Samordna scheman med interna och externa intressenter
- Följa upp projektmilstolpar, tidsfrister och leveranser
- Ge AVP vägledning och rekommendationer i känsliga frågor
- Utarbeta och bearbeta korrespondens, promemorior, brev, rapporter, presentationer, dagordningar, mötesunderlag, protokoll, ledningsdokument och handlingar för utlämnande
- Organisera kommittémöten och bistå med rapportering till styrelsekommittéer
- Hantera portföljprojekt samt uppföljning och dokumentation
- Leda, arbetsleda, handleda, rekrytera, coacha och stödja den professionella utvecklingen i det administrativa teamet
- Företräda enheten i interna ekonomiska processer och följa upp ekonomiska transaktioner
- Ansvara för lokalplanering, bokning av mötesrum, externa leverantörer och enhetens utrustning
- Uppdatera och underhålla portföljens webbplatsinnehåll
- Upprätthålla sekretess och professionella standarder inom alla delar av portföljens verksamhet
Krav
- Ett certifikat inom kontorsadministration och minst sju års erfarenhet av kvalificerat stöd till universitetsledning är meriterande
- Gymnasieexamen i kombination med motsvarande utbildning och minst tio års erfarenhet kan beaktas
- Dokumenterad erfarenhet av att stödja strategiska initiativ i en stor, komplex och fackligt organiserad organisation, helst en eftergymnasial utbildningsinstitution
- Utmärkt organisationsförmåga samt förmåga att hantera flera uppgifter och lösa problem
- God ledarskapsförmåga och erfarenhet av att bygga upp och utveckla högpresterande administrativa team
- Utmärkt skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga, inklusive att utarbeta och redigera dokument på ledningsnivå
- Avancerad kritisk analysförmåga och förmåga att fatta beslut i en snabb och arbetsintensiv miljö
- Förmåga att övervaka stora strategiska personalprojekt genom implementering och genomförande
- Goda kunskaper i Microsoft Office och Google Suite
- Erfarenhet av PeopleSoft HCM/Financials, Google Suite och Adobe Acrobat Pro är meriterande
- Förmåga att uppdatera webbinnehåll vid behov
- Kunskap om University of Alberta eller en jämförbar eftergymnasial utbildningsinstitution är meriterande
- Skriftlig och muntlig kommunikation på både franska och engelska är meriterande
Förmåner
- Omfattande förmånspaket
- Årslön baserad på kvalifikationer
- Hybridupplägg med en kombination av distansarbete och arbete på plats